”Jag måste få till en förändring när det gäller möten denna höst. Allt för mycket av min och mina medarbetares tid går åt till möten. Vi hinner ju knappt jobba.”
Det är en av de chefer som jag coachat under de senaste åren som säger detta till mig när vi ses över Teams efter semestern. Hen suckar och ser lite beklämd ut. Frågan är om jag har några konkreta förslag på hur deras möten skulle kunna bli mer effektfulla. Mötena får gärna bli färre också, tillägger hen.
Denna chef är i gott sällskap. Jag har hittills inte träffat någon som tycker att det är för få möten på hens jobb. Snarare tvärtom. Det kan kännas som att vi har alldeles för många möten. Och så kan det kanske vara ibland. Har du, handen på hjärtat, koll på vad som är syftet med alla de möten du går på? Varför har ni ett veckomöte varje onsdag? ”För att det alltid varit så”, eller?
Därför behöver vi möten
Den viktigaste orsaken till att vi behöver ha möten på jobbet är för att dela information med varandra. Det är också på möten som vi kan ge uttryck för våra förslag, åsikter och synpunkter, så att de kan komma till användning. Vi kan lyssna på varandra, få syn på olikheter och nya perspektiv. På möten kan vi samla vår gemensamma kunskap och få ett bra beslutsunderlag, så att vi tillsammans kan nå verksamhetens syfte och mål.
Vi behöver struktur – för helheten
För att informationsutbytet ska fungera på arbetsplatsen behövs en klar och användbar struktur som håller ordning på när och var man pratar om olika saker och hur det ska gå till.
Till att börja med behöver vi ha olika forum för olika sorters information som ska utbytas. Dessa forum behöver vara tydligt definierade och kända av alla. Är det information, diskussion eller beslut som är målet med mötet? Vilka behöver vara med? Våra möten behöver också ha den frekvens och omfattning som behövs – inte mer, inte mindre. Mötet om verksamhetsplanen för det kommande året kräver kanske fyra timmar, men behöver bara bokas in en gång per år. Mötet för att stämma av dagens bemanning måste ske dagligen, men tar bara femton min av allas tid varje morgon.
Vi behöver struktur – på mötet
Men. Ibland kan vi, om vi inte är uppmärksamma, spåra ur och komma ifrån det ämne som vi egentligen skulle ta upp på mötet. Vi kanske ska besluta om hur bemanningen ska vara i sommar, men glider i stället över till att diskutera verksamhetens mening och mål i mer generella ordalag. Ibland ägnar vi ett möte åt att diskutera en fråga för att sedan konstatera att vi inte kan fatta beslut, eftersom den som har beslutsmandat inte är med på mötet.
Vi behöver därför sätta tydliga ramar kring varje möte. Det brukar vara klokt att börja med att ställa sig frågan ”Vad är meningen med detta möte?” Vilket behov är det tänkt att mötet ska fylla?
När vi har klarlagt målet och syftet med mötet fortsätter vi med att få till en lämplig struktur. En struktur som underlättar, så att vi får gjort det vi har tänkt oss:
- Tid – hur långa ska mötena vara?
- Frekvens – hur ofta ska mötena ske?
- Agenda – vilka frågor ska tas upp?
- Vem – vilka behöver vara med?
- Förberedelser – behöver deltagarna förbereda sig?
- Mötesledning – vilken sorts ledning behövs?
- Roller – vad förväntas deltagarna bidra med?
En fälla som det är lätt att falla i är att lägga allt ansvar för mötet på mötesledaren. Men jag som är deltagare på ett möte har också ett ansvar, i min roll, att exempelvis efterfråga vad som är målet med en mötespunkt eller att förbereda mig inför mötet på lämpligt sätt.
När vi har en grundstruktur för mötet på plats är det läge att lägga lite extra omsorg på hur vi startar upp och hur vi avslutar ett möte. Mer om detta i nästa krönika. Håll utkik!
Christina Lihagen är leg. psykolog, civilekonom och organisationspsykolog på Sandahl Partners.