Kompakt tystnad – när ingen svarar på chefens fråga

Chefen Anna har lagt ner mycket tid på att förbereda sin presentation. Den handlar om den nya enhetens inriktning under de kommande sex månaderna. Hon vill bjuda in medarbetarna att vara delaktiga i arbetet och har därför tagit fram två alternativa färdvägar framåt. Hennes plan är att alla ska få vara med och diskutera. Sista bilden i presentationen tonar ut och hon vänder sig till de andra runt konferensbordet.  

”Vad tänker ni om dessa upplägg?” frågar hon förväntansfullt.  

Det hon möts av är tystnad. En kompakt tystnad. Det enda som hörs är det stilla susandet från fläktsystemet i taket. Anna tittar sig omkring. Några har blicken fäst på sina dator­skärmar. Andra är upptagna med att röra om med skeden i sin kaffekopp, varv efter varv. Ingen möter hennes blick. Anna känner hur axlarna spänns och det fladdrar till i magen av oro. I hennes huvud finns just nu bara en tanke: Vad gör jag fel?  

Det är lätt att som chef, inte minst som nybliven chef, gå dit i tanken. Tanken att det är något jag gjort, eller inte gjort, i rollen som chef som gör att tystnaden breder ut sig.  

Tystnad betyder inte alltid motstånd

Tystnaden kan förvisso handla om att Anna uttryckt sig allt för otydligt. Hennes presentation kanske upplevs som för mångordig, för tvetydig eller för abstrakt. Det blir svårt för medarbetarna att uttala sig om det hon sagt. I så fall kan hon behöva vara mer konkret och tydlig i de förslag hon presenterar.   

Men det behöver inte alls vara så att Anna är dålig på att kommunicera. Tystnad betyder sällan att ingen har något att säga, utan handlar oftare om något annat. Det kan finnas en rädsla att bli bedömd, och kanske dömd, av de andra i gruppen. Det gäller inte minst om det är nybildad grupp, där kollegorna ännu inte känner varandra så väl. Den psykologiska tryggheten är ännu inte på plats. Det kan även vara så att medarbetarna, som precis fått ta del av de förslag som Anna gått och tänkt på under en längre tid, behöver lite tid för att smälta det som hon just förmedlat. De behöver tid för att bilda sig en egen uppfattning.  

Ge gruppen tid att tänka

Tystnad kan kännas jobbig, men ibland handlar det om att våga stanna i den. Anna skulle kunna normalisera tystnaden genom att exempelvis säga ”Jag märker att det blev tyst. Ta en minut och fundera på egen hand, innan vi börjar diskutera”. Det kan göra det lättare att tänka efter, utan att känna press att snabbt leverera något klokt.  

Anna skulle kunna be medarbetarna att inledningsvis prata med någon annan om det som de hört henne presenta. Detta är ofta ett bra grepp, inte minst om det är en ny grupp och medarbetarna inte känner varandra ännu. Om jag luftar mina tankar till en annan person, och denna inte verkar tycka att jag är helt på fel spår, känns det ofta lättare att uttala min åsikt även inför alla. Ibland kan det även vara bra att allra först låta alla tänka på egen hand. En del är blixtsnabba i tanken, andra behöver lite mer tid.  

”Laget runt” är en användbar metod, där Anna kan be om en kort inledande reflektion från alla. Alla kommer då till tals och olika tankar kommer snabbt upp på bordet. Rundan kan föregås av att medarbetarna först får möjlighet att tänka individuellt en stund och/eller pratar två och två. Det kan handla om att något så enkelt som att alla säger ett ord eller en kort mening om vad om väcks hos dem.  

Ytterligare ett tips är att skicka ut information till medarbetarna inför mötet, så att de kan läsa igenom och bilda sig en första uppfattning redan innan Anna gör sin presentation. Ett sådant utskick kan även kompletteras med ett antal frågor som Anna gärna ser att de diskuterar under mötet. Det ökar sannolikheten att flera kommer att ha något att säga under själva mötet.  

Kom ihåg: som chef behöver du både kunna ställa frågor och samtidigt erbjuda funktionella sätt för medarbetarna att bidra med svar.  

Christina Lihagen är leg. psykolog, civilekonom och organisationspsykolog på Sandahl Partners.