Ny som chef: 7 saker du måste göra innan dag 8

Medarbetarna har erfarenheter av tidigare chefer, invanda arbetssätt, gamla frågor som aldrig lösts och egna förväntningar på vad som ska hända nu. Någon är hoppfull. Någon är skeptisk. Någon kanske själv hade velat ha jobbet.

Det är därför första veckan som chef inte främst handlar om att visa handlingskraft. Den handlar om att förstå vad du faktiskt har tagit över.

– Vi kommer in i en organisation och tror att arbetsplatsen startade den dag vi själva kom dit. Men gruppen har en historia och chefsrollen har en historia. Första veckan behöver du ta reda på så mycket som möjligt om det du faktiskt har tagit över, säger Carina Lätt, chefscoach och författare till boken Ny som chef – ny som ledare.

Chefsrollen får du direkt – förtroendet som ledare börjar du bygga nu

Att bli utsedd till chef innebär att du har fått ett formellt ansvar. Du ska prioritera, fatta beslut, följa upp, företräda arbetsgivaren och skapa förutsättningar för andra att göra jobbet.

Men medarbetarna vet ännu inte hur du fungerar när något blir svårt. De vet inte hur du agerar när resurserna inte räcker, när ett beslut blir impopulärt eller när två personer i gruppen vill olika saker.

Den bilden börjar formas direkt.

– Du blir anställd som chef uppifrån och ner. Men förtroendet som ledare måste byggas nerifrån och upp, hos människorna du ska leda, säger Carina Lätt.

Det betyder inte att du ska ha vunnit hela gruppens förtroende efter fem arbetsdagar. Men du behöver ha visat hur du tänker börja: närvarande, lyssnande och tydligt, utan att komma in med lösningar på problem du ännu inte förstår.

1. Presentera dig för gruppen – och berätta hur du tänker börja

Det första misstaget är att bli för osynlig.

Du vill kanske inte klampa in. Du vill inte störa. Du vill inte uppfattas som en chef som kommer med färdiga lösningar. Så du börjar läsa dokument, svara på mejl, gå igenom system och sitta i introduktionsmöten.

Samtidigt går medarbetarna runt och undrar: Vem är det här? Kommer den nya chefen att lyssna? Kommer allt att göras om? Finns det en plan?

Ann Epstein, ledarskapsutvecklare och kursledare med erfarenhet av att utbilda nya chefer, betonar att starten ofta är enklare än nya chefer tror. Chefen behöver hälsa, vara synlig, delta i de vardagliga mötena och tidigt ge gruppen en bild av vem hen är och hur starten ska gå till.

– Säg hej och god morgon. Det kan låta självklart, men jag har dåliga erfarenheter av chefer som bara går förbi, sätter sig och börjar jobba. Första dagen behöver du visa att du ser människorna du ska leda, säger Ann Epstein.

Det första gemensamma mötet ska enligt Ann Epstein inte bli en lång presentation om chefen själv. Men medarbetarna behöver förstå vem du är, vad du tror att du kan bidra med och att du tänker börja med att förstå verksamheten och gruppen, inte med att dela ut färdiga lösningar.

Så kan du formulera det på första gruppmötet

”Jag ser fram emot att börja här. Den första veckan vill jag framför allt lära känna er, förstå hur arbetet fungerar och få grepp om vad som är viktigt för gruppen. Jag kommer inte in med färdiga lösningar, men jag kommer att vara tydlig med vad jag ser och hur vi går vidare.”

Du ska inte låtsas kunna verksamheten bättre än dem som arbetar i den. Men du ska heller inte signalera att du tänker stå bredvid och vänta.

2. Ta reda på gruppens historia innan du förändrar något

Redan efter några dagar kommer du att se sådant som väcker frågor. Ett möte som verkar onödigt långt. Ett beslut som alltid fastnar. En rapport som alla fyller i men ingen verkar använda. En irritation som dyker upp i flera samtal.

Men innan du bedömer nuläget behöver du förstå bakgrunden. Varför arbetar gruppen som den gör? Vad har redan prövats? Hur fungerade relationen till den tidigare chefen? Varför blev rollen ledig? Finns det frågor som har varit laddade länge?

Carina Lätt menar att nya chefer ofta missar just detta: både gruppen och chefsrollen bär med sig erfarenheter som påverkar hur den nya chefen tas emot.

En del av frågorna borde helst ha ställts redan under rekryteringen. Men om du inte fick svar då behöver du börja söka bilden nu. Inte för att rota i gamla oförrätter, utan för att undvika feltolkningar.

En tyst grupp kan vara försiktig efter tidigare erfarenheter. En stark önskan om förändring kan bottna i frågor som dragits i långbänk. Motstånd mot dina idéer kan handla mindre om dig och mer om att gruppen redan har sett flera chefer komma in med stora löften.

Frågor om historien att ställa första veckan

• Vad fungerar bra här i dag som jag behöver vara rädd om?
• Vad har varit svårt eller blivit kvar olöst?
• Vad behöver jag förstå om gruppen och rollen för att inte börja i fel ände?

Försök få flera perspektiv: från din chef, från medarbetarna och vid behov från andra nyckelpersoner runt gruppen. Den första berättelsen du hör är information, inte facit.

Om någon säger att den förra chefen aldrig lyssnade behöver du inte avgöra om beskrivningen är rättvis. I linje med Carina Lätts råd om att först förstå historien kan du i stället föra samtalet närmare verksamheten:

”Vad ledde det till i vardagen?”

Då flyttar du samtalet från person till konsekvens och får information du kan använda.

3. Boka samtalen med medarbetarna innan chefsmötena fyller kalendern

Som ny chef blir du snabbt uppbokad. Du ska introduceras för verksamheten, träffa stödfunktioner, gå igenom ekonomi och rapportering, bjudas in till interna forum och lära känna chefskollegor.

Mycket av detta är relevant. Men om det fyller hela första veckan riskerar du att göra dig mer synlig uppåt än i den grupp du faktiskt ska leda.

Ann Epstein pekar ut detta som ett vanligt misstag.

– Ett stort misstag är att man blir insugen i chefsmöten och prioriterar uppåt eller åt sidan i stället för sina medarbetare. Det är de som gör att du lyckas i ditt uppdrag. Första tiden behöver du vara närvarande, vara synlig och lära känna dem, säger Ann Epstein.

Det betyder inte att du ska undvika din egen chef. Samtalet om uppdrag och mandat är nödvändigt redan första veckan. Men utifrån Ann Epsteins råd behöver du avsätta tid för gruppen innan kalendern fylls av sådant som andra vill att du ska göra.

Gör detta innan veckan tar fart

• Boka ett kort första möte med gruppen.
• Lägg in tid för individuella samtal eller mindre gruppsamtal.
• Blocka tid för att själv summera vad du hör.
• Tala med din chef om att du behöver använda första veckan till att förstå gruppen och etablera kontakten.

Så kan du formulera det till din chef

”Jag vill gärna delta i de introduktioner som behövs, men jag behöver också avsätta tid första veckan för att lära känna gruppen och förstå verksamheten där arbetet faktiskt sker.”

4. Ha första samtalet med varje medarbetare

I en mindre grupp bör du försöka träffa varje medarbetare enskilt under den första veckan. Om gruppen är stor behöver du hitta en modell där alla ändå blir sedda tidigt: kortare samtal, möten i mindre grupper och en tydlig plan för individuella uppföljningar.

Att bara börja med några utvalda personer kan skapa onödiga tolkningar. Varför fick just de tid med den nya chefen? Vems bild blir styrande? Vem räknas?

Både Ann Epstein och Carina Lätt betonar att de första samtalen ska användas till att lyssna in medarbetarnas bild, inte till att börja lösa frågor direkt. Ann Epstein lyfter särskilt vikten av att alla får möjlighet att komma till tals. Carina Lätt betonar att chefen behöver förstå vad varje medarbetare behöver för att kunna göra ett bra jobb.

– Första veckan har du en möjlighet att få råd av dem du senare ska leda. Innan ni har en etablerad relation kan människor tala friare, och de får samtidigt känna att du ser dem, säger Carina Lätt.

Fyra frågor att ställa till varje medarbetare

1. Vad fungerar bra här i dag som du verkligen vill behålla?
2. Vad tycker du att jag behöver förstå om gruppen och arbetet för att få en bra start?
3. Vad behöver du av mig för att jag ska kunna vara en bra chef för dig?
4. Vad behöver du för att vi tillsammans ska nå verksamhetens mål?

Frågan om vad medarbetaren behöver av dig är central. Alla vill inte bli ledda på samma sätt. En person vill ha tät återkoppling. En annan vill arbeta självständigt men snabbt kunna få beslut när något blockerar arbetet. En tredje behöver tydligare prioriteringar.

Men samtalen är inte en beställningslista. Du ska samla in perspektiv, inte lova att uppfylla varje önskemål.

Så kan du öppna samtalet

”Jag vill använda det här samtalet till att förstå ditt arbete, hur du ser på gruppen och vad du behöver av mig som chef. Jag kommer inte att kunna svara på eller lösa allt nu, men jag vill börja med att lyssna.”

Om du bara får korta eller försiktiga svar

Ann Epstein framhåller att den nya chefen tidigt behöver känna in samtalsklimatet: är detta en grupp där människor vågar tala, eller en grupp där vissa tar plats medan andra håller tillbaka? Om svaren blir korta och försiktiga är det därför bättre att öppna dörren än att pressa fram synpunkter.

Så kan du säga

”Jag förstår att vi inte känner varandra ännu. Vi behöver inte lösa något i dag, men jag vill gärna förstå vad som är viktigt för dig i arbetet och vad du tycker att jag behöver vara uppmärksam på i början.”

Så kan du avsluta samtalet

”Tack. Jag tar med mig det här tillsammans med det jag hör i övriga samtal. När jag har fått en samlad bild återkommer jag om nästa steg.”

5. Klargör mandat och förväntningar med din egen chef

Att prioritera medarbetarna betyder inte att du kan skjuta upp samtalet med din egen chef. Tvärtom. Du behöver vet vad som förväntas av dig innan du börjar svara på frågor, ta emot önskemål eller antyda förändringar som du varken har mandat eller resurser att genomföra.

Ann Epstein framhåller att nya chefer behöver vara konkreta i dialogen med sin egen chef. Allmänna formuleringar om resultat eller förbättring räcker inte. Om ni talar om fler kunder, bättre leverans eller minskade kostnader behöver du också förstå när resultatet ska synas, vilka resurser du har och vilka beslut du får fatta.

Frågor till din chef första veckan

• Vilka resultat förväntar du dig av mig den första tiden?
• När ska de resultaten vara synliga?
• Vad behöver jag stabilisera först?
• Vilka beslut har jag mandat att fatta själv?
• Vilka ramar gäller för budget, bemanning och prioriteringar?
• Vad vill du att jag lyfter till dig direkt?
• Vad får absolut inte gå fel den första månaden?

Ann Epstein betonar också risken för att chefen och den egna chefen tror att de är överens, trots att de i själva verket har olika bilder av resultat, tidsram och mandat. Ett sätt att motverka det är att själv sammanfatta vad du har uppfattat och låta chefen bekräfta bilden.

Så kan du avsluta mötet

”Jag tolkar det som att mitt fokus nu är detta, att jag har mandat att fatta de här besluten och att jag ska förankra de här frågorna med dig. Stämmer det?”

Carina Lätt tillför ytterligare en poäng: tala om för din chef att du under den första veckan behöver lägga verklig tid på gruppen. Det är inte ett tecken på att du undviker resultatansvar. Det är en förutsättning för att senare kunna ta ansvar på ett genomtänkt sätt.

6. Lyssna på förändringsönskemålen – men lova inget första veckan

När en ny chef kommer in öppnas ofta en lucka för gamla frågor. Medarbetare kan hoppas att du ska ändra en mötesstruktur, lösa en konflikt, driva igenom mer resurser eller stoppa ett arbetssätt som länge har skapat irritation.

Det är viktigt att höra. Men det betyder inte att du ska svara med beslut.

– Kommer du in och börjar förändra direkt kan det signalera att du tror att medarbetarna har för lite kunskap eller kompetens, eller att det de har gjort hittills inte har varit tillräckligt bra, säger Ann Epstein.

Det är inte samma sak som att du ska vara passiv. Om något är akut, farligt eller innebär att lagar och regler inte följs behöver du förstås agera. Men vanliga förbättringsfrågor, prioriteringar och arbetssätt kräver ofta mer kunskap än du kan ha fått på några dagar.

Sortera det du hör under tre rubriker

• Det som fungerar bra: Se till att behålla.
• Det som skaver: Återkommande hinder, irritationer eller problem.
• Det jag behöver förstå bättre: Frågor där du saknar fakta, mandat eller fler perspektiv.

När medarbetare vill att du ska ta ställning direkt rekommenderar Carina Lätt att du visar att du tar frågan på allvar, men samtidigt gör klart att du behöver lyssna färdigt innan du fattar beslut.

– Jag är tacksam för all information jag får. Jag kommer att samla ihop det jag hört när jag har träffat alla, och sedan får vi prata vidare om hur vi går vidare. Men jag kommer inte att fatta sådana beslut redan under den första veckan, säger Carina Lätt.

Du lyssnar utan att lova något, direkt. Tvärtom visar du att du tar frågorna på tillräckligt stort allvar för att fatta genomtänkta beslut.

7. Återkoppla på fredagen – utan att presentera en förändringsplan

På fredagen ska du inte behöva ha lanserat ett nytt arbetssätt eller bevisat att du är rätt chef. Men du bör ha en första bild av vad du faktiskt har klivit in i.

Du behöver veta mer om:

• vilka personer du ska leda och vad de behöver av dig,
• vad gruppen upplever fungerar bra,
• vilka frågor som återkommer som hinder,
• vilken historia som påverkar nuläget,
• vilka ramar och förväntningar du har uppifrån,
• vad du behöver undersöka vidare under vecka två.

Både Carina Lätt och Ann Epstein beskriver första veckan som en period då chefen ska lyssna in, förstå och göra sig tydlig utan att lova mer än hen kan hålla. Den första återkopplingen till gruppen bör därför handla om vad du har hört och hur du tänker gå vidare, inte om nya beslut.

Så kan du formulera återkopplingen

”Tack för att ni har delat med er under veckan. Jag har fått en första bild av sådant som fungerar bra, sådant som skaver och frågor jag behöver förstå bättre. Nästa steg är att sortera det här tillsammans med vårt uppdrag och våra ramar. Jag återkommer med hur vi tar det vidare.”

När du börjar ge besked om nästa steg behöver du också kontrollera att ditt budskap faktiskt nått fram. Här ger Ann Epstein ett råd som är användbart långt bortom den första veckan:

– Om jag frågar ”har du förstått?” och du svarar ja, har jag ingen aning om vad du har förstått. Om jag i stället frågar ”vad har du förstått att du ska göra?” kan vi justera om jag har uttryckt mig otydligt, säger Ann Epstein.

Från kollega till chef? Samtalet du ska ta tag i direkt

På fredagen var du en i gänget. På måndagen är du arbetsgivarens representant.

För den som blir chef över tidigare kollegor ser den första veckan annorlunda ut. Du behöver inte presentera dig som person på samma sätt som en chef som kommer utifrån. Däremot behöver du förstå att relationerna redan har förändrats, även om ingen säger det högt.

– När du kommer in i fikarummet ser de dig inte längre bara som medarbetare, även om du själv skulle vilja det. De ser dig som chef. Det betyder att relationerna har förändrats, säger Carina Lätt.

Det innebär inte att du måste bli stel eller distanserad. Du kan vara personlig, varm och närvarande. Men du kan inte fortsätta vara privat på samma sätt som tidigare, eftersom du nu ska kunna prioritera, följa upp, hantera information och fatta beslut som berör samma personer.

Carina Lätt menar att den som blir chef över tidigare kollegor behöver prata om rollskiftet tidigt, särskilt om någon annan i gruppen själv sökte tjänsten eller om gamla relationer riskerar att påverka arbetet.

Så kan du ta samtalet

”Jag vet att våra roller har förändrats och jag vill gärna prata om hur du ser på det. Jag respekterar din kompetens och vill att vi hittar ett professionellt och bra sätt att arbeta tillsammans i den nya situationen.”

Om tidigare kollegor fortsätter att fatta beslut förbi dig eller behandlar dig som om rollen inte förändrats behöver du ta upp det sakligt. Det handlar inte om att markera status, utan om att göra ansvar och mandat tydliga.

Så gör du på måndag morgon – och resten av första veckan

Sammantaget ger Carina Lätts och Ann Epsteins råd en tydlig plan: gör dig synlig, lyssna in, klargör mandat, samla bilden och återkoppla utan att lova för mycket. Hur mycket du hinner under fem arbetsdagar beror på verksamheten och gruppens storlek, men ordningen är användbar.

Dag 1: Presentera dig och boka samtalen

Gör detta direkt:

• Hälsa på medarbetarna och var närvarande där gruppen arbetar.
• Samla gruppen kort om verksamheten tillåter det.
• Presentera vem du är och förklara att veckan ska användas till att förstå gruppen och uppdraget.
• Boka individuella samtal eller mindre gruppsamtal.

Så kan du formulera öppningen:

”Jag vill börja med att förstå hur ni arbetar, vad som fungerar bra och vad ni behöver av mig. Den här veckan kommer jag därför att ställa många frågor och boka in samtal med er.”

Dag 2: Börja samtalen med medarbetarna

Gör detta:

• Genomför de första individuella samtalen.
• Använd samma kärnfrågor till alla.
• Anteckna vad som fungerar, vad som skaver och vad du behöver förstå mer om.

När någon vill ha besked direkt:

”Jag hör att det här är viktigt. Jag tar med mig det, men vill förstå helheten innan jag säger vad vi ska göra.”

Dag 3: Klargör uppdraget med din chef

Gör detta:

• Stäm av resultat, mandat, tidsramar, budget och prioriteringar.
• Sammanfatta vad du uppfattat för att säkerställa att ni går vidare med samma målbild.
• Fortsätt med medarbetarsamtalen.

Så kan du förklara behovet av tydliga ramar:

”Jag vill säkerställa att det jag lovar gruppen ligger inom mitt mandat. Därför behöver jag vara tydlig med vilka ramar som gäller.”

Dag 4: Se hur arbetet faktiskt fungerar

Gör detta:

• Fortsätt vara synlig i gruppen.
• Be medarbetare visa hur ett vanligt arbetsmoment går till.
• Fråga var arbetet brukar fastna och vad du behöver förstå innan du senare fattar beslut.

Frågor i vardagen:

”Vad fungerar bättre än man kanske ser utifrån?”

”Vad har ni redan försökt lösa?”

Dag 5: Återkoppla utan att lova för mycket

Gör detta:

• Samla dina iakttagelser i en första lägesbild.
•   Återkoppla kort till gruppen.
• Berätta vad du tar vidare under vecka två.
• Vänta med större förändringar tills du har förstått sammanhanget och ditt mandat.

Så kan du formulera avslutningen:

”Jag har fått en första bild av vad som fungerar, vad som skaver och vad jag behöver förstå bättre. Nästa vecka fortsätter jag att sortera detta och återkommer om hur vi går vidare.”

Klart innan dag 8

När den första veckan är slut ska du inte nödvändigtvis ha levererat en synlig förändring. Men du bör ha lagt grunden för att kunna leda.

Kontrollera att du har:

• presenterat dig och berättat hur du tänker börja,
• träffat gruppen och gjort dig synlig i vardagen,
• genomfört eller planerat in samtal med alla medarbetare,
• börjat förstå gruppens, arbetsplatsens och chefsrollens historia,
• klargjort uppdrag, mandat och tidsram med din chef,
• samlat in synpunkter utan att lova för snabba lösningar,
• återkopplat till gruppen om vad som händer härnäst.

Första veckan som chef ska inte sluta med att du har visat hur mycket du kan förändra. Den ska sluta med att du vet mer om människorna, uppdraget och sammanhanget, och att gruppen vet att du tänker leda genom att både lyssna och vara tydlig.

Det är inte hela förtroendet. Men det är en bra början.