Konflikter på jobbet: Det här ville ni veta

Varför ska en konflikt målas upp som något negativt? Kan den inte vara positiv?
Jesper Hermansson: ”Konflikter är inte enbart negativa. När människor med olika perspektiv lyckas få till kreativitet och samspel kan olikheterna bli något positivt.
Men det finns också personer som gärna beskriver sig själva som orädda för konflikter och som ”tar konflikter hela tiden”. Där kan utmaningen i stället vara att se empatiskt på människor som tycker annorlunda.
Poängen är alltså inte att konflikt alltid är bra eller dåligt. Poängen är att olikhet behöver hanteras så att den leder till något konstruktivt.”

Vad gör man om motparten inte vill lösa konflikten utan skyller sina reaktioner på dig?
Jesper Hermansson: ”Börja inte argumentera. I ett låst läge är chansen liten att nå fram.
Ett bättre sätt är att lugnt summera vad den andra personen säger och spegla det tillbaka. Det kan till exempel låta:
’Okej, så du menar att det som har hänt nu är mitt fel, och att jag borde ha gjort annorlunda.’
Därefter kan du sätta ett nytt möte och fortsätta dialogen där. Som chef bör du undvika att gå in i argumentation när läget redan är låst.”

Hur gör man om högsta chefen är undvikande och konflikträdd?
Jesper Hermansson: ”Det är inte ovanligt. Det behöver inte heller alltid vara ett problem.
Den viktiga frågan är om det påverkar ditt arbete. Om svaret är ja behöver du ta upp det. Då kan du beskriva vilket beteende du ser, hur det påverkar ditt uppdrag och att du vill prata om det.
Om den högsta chefens konflikträdsla däremot inte hindrar dig i ditt arbete behöver det inte vara en fråga du driver. Man måste inte tycka om alla chefer högre upp i organisationen.”

Hur bör man tänka när man ärver konflikter, till exempel när man tar över en chefsroll?
Jesper Hermansson: ”Om du kommer in i en roll där konflikten redan sitter i kulturen är det ofta en svår situation. Då handlar det inte längre bara om en relation mellan två personer, utan om något som har blivit en kulturfråga.
Därför bör frågan lyftas till din egen chef. Be om en tydlig förväntan på vilken effekt som ska uppnås och vilket mandat du har.
Den här typen av konflikt kan kräva omorganisation, omstrukturering eller andra större åtgärder. Som operativ chef har man ofta inte mandat att lösa den ensam.”

Kan du ge exempel på ett första samtal vid en konflikt mellan chefskollegor?
Jesper Hermansson: ”Börja med att ta kontakt och säga att du vill stämma av en sak. Var tydlig med syftet med mötet.
Beskriv sedan konkret vad du ser och hur det påverkar dig och din roll. Det kan till exempel låta:
’Jag vill prata med dig för att vi båda är chefer, och när du tar upp det här med min medarbetare påverkar det mig på det här sättet.’
Ibland räcker det för att den andra chefen ska förstå och säga att det inte var meningen. Om frågan är mer komplicerad behöver du fortsätta dialogen, summera och spegla det som sägs och förankra frågan med din egen chef.”

Om en medarbetare presterar lågt – hur mycket kan jag säga till gruppen?
Jesper Hermansson: ”Du ska inte berätta för gruppen vad du säger till en enskild medarbetare. Det skulle bli skvaller.
Däremot kan du vara tydlig med att du pratar med alla om prestation och förväntningar. Om du till exempel har regelbundna one to one-samtal kan du signalera att prestation är en naturlig del av samtalen med alla.
Då vet gruppen att frågan hanteras, utan att du lämnar ut någon.”

Vad gör man när det inte finns tydliga mål, men man upplever att en person presterar sämre än andra?
Jesper Hermansson: ”Om det saknas tydliga mål blir det svårt att prata om hög eller låg prestation. Då behöver du som chef först skapa en rimlig förväntansbild.
Vad ska medarbetaren leverera? Vad ska gruppen faktiskt åstadkomma?
Ofta finns det ändå någon form av ram att utgå från: arbetstid, antal ärenden, överenskommelser, tillgänglighet eller hur arbetet ska följas upp.
Om du vet att personen presterar svagt behöver du hitta en enkel avvikelse att börja med. Utgå från den i stället för att fastna i allmänna misstankar.”

Hur gör jag som chef när en medarbetare vill undvika samtalet med mig?
Jesper Hermansson: ”Gör samtalet så enkelt och tydligt som möjligt. Säg varför du vill ha samtalet, vad du vill prata om och vad syftet är.
Ju tydligare du är, desto mindre utrymme finns för oro och undvikande.
Om medarbetaren ändå försöker undvika mötet behöver du stå kvar i att samtalet ska genomföras. Som chef kan du inte låta en viktig fråga falla bara för att den andra personen inte vill prata om den.”