Räkna rätt på personalen – så ser du vad problemen kostar

Ulf Johanson, professor emeritus i företagsekonomi, har följt frågorna i mer än fyra decennier. Han var själv med och formade området i Sverige.

– Det var jag som faktiskt lanserade begreppet personalekonomi, säger han.

Tillsammans med Anders Johrén kommer han nu med en ny upplaga av boken Personalekonomi idag, som under åren uppdaterats i flera omgångar.

Personalekonomi gör dolda kostnader synliga

När personalekonomin växte fram under 1980- och 1990-talen fanns ett stort intresse från företag, myndigheter och fackliga aktörer. Regeringen övervägde till och med lagstiftning om att personalekonomiska uppgifter skulle kunna synliggöras i årsredovisningen.

Någon lagstiftning blev det inte, och även om intresset var stort nådde frågan sällan hela vägen upp till chefsnivå.

– På 80-talet och början av 90-talet var det sällsynt att chefer var med och efterfrågade det här.

I dag menar han att frågan har större relevans för chefen. När bolag pressas av kompetensbrist, ökade kostnader och krav på effektivare organisationer blir det viktigare att förstå vad personalrelaterade problem faktiskt kostar.

”Om det bara blir räknande kommer man till vägs ände”

Samtidigt är Ulf Johanson noga med att personalekonomi inte får reduceras till enbart formler och kalkyler. Beräkningarna är viktiga, men de måste användas för rätt ändamål.

– Räknande i sig är det inget fel på. Men varför ska man göra det? Om det bara blir räknande kommer man till vägs ände ganska snart, säger han.

Det chefen behöver göra är därför att använda personalekonomin för att förstå sambandet mellan personal, prestation och ekonomi. Det handlar inte om att räkna på varje personalärende, utan om att se vilka personalrelaterade problem som påverkar resultatet mest.

– Man ska börja med strategi. Vad är det vi vill uppnå? Vad vill vi att personalen ska bidra till? Vilka strategier måste man utveckla för att personalen ska känna välbefinnande? säger Ulf Johanson.

För chefen kräver det tre saker: att personalrelaterade kostnader synliggörs, att orsakerna diskuteras och att åtgärder följs upp över tid. Annars riskerar frågan att fastna som separata nyckeltal utan påverkan på besluten.

Välbefinnande påverkar resultatet

Ett centralt begrepp för Ulf Johanson är välbefinnande. Han använder det hellre än enbart hälsa, eftersom personalekonomi inte bara handlar om sjukfrånvaro.

– Jag säger inte bara hälsa, utan jag säger välbefinnande. Om anställda är missnöjda av något slag kan det bero på sjukdom, men det kan också vara att man inte trivs på jobbet, inte trivs med chefen eller andra faktorer, säger han.

För chefen betyder det att även sådant som otydligt ansvar, bristande respekt, svagt förtroende eller förlorad utvecklingsvilja kan få ekonomiska konsekvenser. Det syns inte alltid direkt i resultaträkningen, men kan påverka produktivitet, kvalitet, kundvärde och förmågan att behålla kompetens.

När problemen får fortsätta blir de dyra

Ett konkret användningsområde är att räkna på situationer som annars riskerar att pågå för länge. Ulf Johanson berättar om ett företag där en person under lång tid betraktades som passiv och svår att få in i organisationen.

– Den här personen var fullständigt vilsen i organisationen. Och det brydde man sig inte om. Personen gick omkring och gjorde ingenting och alla tyckte bara illa om personen, säger han.

När en ny chef tog tag i situationen förändrades bilden. Personen fick stöd, uppmärksammades och kunde efter en tid fungera betydligt bättre.

– I stället för att betrakta det som något som var i stort sett olösbart kunde man sakta men säkert hjälpa individen, säger Ulf Johanson.

För chefen visar exemplet varför personalekonomi är viktigt. En person som inte bidrar kostar inte bara sin lön. Det kan också påverka hela arbetsgruppen och effektiviteten på lång sikt.

Vad krävs av chefen?

Ulf Johanson beskriver personalekonomi som något större än ett sätt att sätta siffror på personalen. Det handlar om ett ramverk där ekonomi, ledarskap och arbetsvillkor hänger ihop.

– Det här räknandet måste finnas inom något slags ramverk. Det måste finnas idéer bakom, säger han.

I praktiken innebär det att chefen behöver säkerställa att ledningen regelbundet ställer rätt frågor:

Vilka personalrelaterade kostnader påverkar lönsamheten mest? Var finns sjukfrånvaro, omsättning eller outnyttjad kompetens? Vilka problem beror på individen – och vilka beror på organisation, chefskap eller otydliga mål? Vilka åtgärder är kostnader på kort sikt men investeringar över tid?

Det kräver också att personalfrågorna följs upp tillsammans med andra frågor som påverkar resultatet.Inte för att varje mänsklig situation kan eller bör reduceras till kronor, utan för att viktiga kostnader annars förblir osynliga.

Inte bara räkna – utan förstå

Ulf Johanson återkommer till att människor i regel vill göra ett bra jobb. Förutsättningen är att de förstår sitt uppdrag, får rimligt ansvar och upplever att ledningen litar på dem.

– Känner man som anställd att ledningen litar på att man kan ta ett visst ansvar, då är jag väldigt övertygad om att resultatet blir desto bättre, säger han.

Med ansvar följer också utveckling, vilket han ser som en central del av ett fungerande arbetsliv. Därför är personalekonomins värde inte bara att visa vad personalen kostar. Den visar också vad företaget riskerar att förlora när människor inte får rätt förutsättningar att bidra.

– Ekonomi kommer alltid att finnas. Man kan inte göra sig av med det. Men det finns många andra faktorer som hänger ihop med vad som är hälsosamt för en organisation, för individer och för ledning, säger Ulf Johanson.