100 incheckningsfrågor för alla situationer på jobbet

Det är lätt att tänka att en incheckningsfråga är en detalj. Något man lägger till för att mjuka upp stämningen eller få i gång gruppen lite snabbare. Men både Micke Darmell och Mimmi Bohman beskriver starten på mötet som något betydligt större än så.

För Micke Darmell handlar det om mötesdesign. För Mimmi Bohman handlar det om psykologi. De möts i samma slutsats: en incheckning är bara bra om den hjälper gruppen att bli mer närvarande, mer delaktig och mer redo för just det möte som ska börja.

– Om inte mötesledaren tänker igenom vad som är syftet med den här frågan, så kan det bli väldigt slentrianmässigt, säger Micke Darmell.

Mimmi Bohman beskriver samma sak från ett annat håll. Hon menar att deltagarna sällan kommer neutrala in i ett möte.

– Deltagarna kommer ofta från ett annat sammanhang. Det där första som händer är ju att man också orienterar sig: Vad är det här för sammanhang och vad är min roll nu och vad skulle jag bidra med? säger hon.

Det är därför en bra incheckning inte bara är trevlig. Den gör faktiskt jobbet lättare.

I den här artikeln får du:

expertresonemang om varför mötesstarten spelar så stor roll.
en enkel modell för att välja rätt fråga.
sex tydliga scenarier för olika typer av möten.
100 incheckningsfrågor att använda i praktiken.

Avgörs tidigt

Många chefer fokuserar på tre saker när de planerar ett möte: innehållet, tiden och vem som ansvarar för vad. Det är förståeligt. Men det gör också att en viktig sak ofta glöms bort: starten.

För det som händer i början av mötet påverkar hur resten av mötet blir. Om bara en eller två personer pratar först, är det lätt att resten blir passiva. Om alla däremot blir involverade tidigt, ökar chansen att fler deltar också senare.

Det är det Mimmi Bohman syftar på när hon pratar om normer i gruppen.

– I början av ett möte formas snabbt en norm för hur deltagarna ska bete sig, säger Mimmi Bohman.

Det gör starten strategisk. Om mötet öppnar i ett ensidigt informationsläge är det lätt att gruppen blir kvar där.

– I ett bra möte behöver alla komma in i samtalet inom de första sju minuterna. Annars är risken att resten av mötet också blir tyst, säger Micke Darmell.

Det är ett användbart skifte för chefer: tystnad är inte alltid ett engagemangsproblem. Ofta är det ett mötesdesignproblem.

Det vanligaste misstaget

Det finns en anledning till att så många möten börjar med en fråga som känns lite lös, lite påklistrad eller lite konstig. Många har bestämt sig för att de vill ha en incheckning – men inte vad den ska göra.

Micke Darmell återkommer flera gånger till just det.

– Man har bestämt sig för att ha en incheckningsfråga och så tar man en incheckningsfråga. Men man har inte bestämt sig för vad ska det leda till, säger han.

Det största misstaget är alltså att göra incheckningen slentrianmässig. Samma fråga, samma upplägg, vecka efter vecka.

– Ser mötet likadant ut varje vecka, med samma incheckningsfråga, då blir det tråkigt, säger Micke Darmell.

Han berättar om en workshop han höll i med en grupp där mötena alltid började på samma sätt – med en siffra på hur de mådde den dagen. De flesta låg någonstans mellan fem och åtta. När det blev Micke Darmells tur sa han att han var en tvåa. Då blev det tyst i rummet.

Det var just den reaktionen han ville åt.

För vad händer egentligen när någon säger att den mår dåligt i en sådan runda? Vad förväntas gruppen göra med det? Ska mötet stanna upp? Ska chefen följa upp? Ska kollegorna bära den informationen vidare genom resten av samtalet? Om svaret är nej, då blir frågan lätt mer obekväm än hjälpsam.

Samtidigt är poängen inte att den typen av fråga alltid är fel. I just den här gruppen fanns det de som tyckte att den fungerade. Men för Micke Darmell visar exemplet hur viktigt det är att ha tänkt igenom hur en incheckningsfråga faktiskt landar i rummet: vad den väcker, vad den öppnar och vad gruppen förväntas göra med svaren.

Incheckningsfrågan ska vara lagom öppen

Men relevans räcker inte. Frågan måste också passa gruppen.

Mimmi Bohman lyfter att psykologisk trygghet inte uppstår av sig själv och inte blir starkare bara för att tid går. Den växer när människor utmanas lagom mycket.

– Om frågorna blir för intima eller pressande riskerar de att sänka tryggheten. Men alltför bekväma frågor, som inte uppmuntrar deltagarna att öppna sig mer, bidrar inte heller till att bygga trygghet, säger hon.

Det kanske mest användbara uttrycket är hennes formulering att en fråga ska vara frivillig i sitt djup.

– Den ska inte bli allt för tvingande. Utan att man kan låta deltagarna välja hur mycket de vill berätta, säger Mimmi Bohman.

En bra start gör mer än att skapa stämning

Det är också lätt att underskatta vad en bra incheckning faktiskt kan göra. Mimmi Bohman menar att den inte bara höjer stämningen eller skapar trivsel, utan hjälper människor att bli mer på plats.

– På ett psykologiskt plan hjälper en bra incheckning deltagarna att bli mer närvarande i mötet – inte bara mentalt, utan också relationellt och känslomässigt, säger hon.

Det är särskilt viktigt i ett arbetsliv där människor ofta går direkt från ett möte till ett annat, med oavslutade uppgifter och störningar i huvudet.

– Om jag sitter och försöker att inte tänka på det som hände i mötet innan, kommer det ändå fortsätta ta energi. Men om jag i stället sätter ord på det blir det ofta lättare att bära utan att det stör lika mycket, säger Mimmi Bohman.

Micke Darmell beskriver hur olika incheckningsfrågor kan fylla helt olika funktioner beroende på vad mötet behöver. I en ledningsgrupp kan det till exempel vara mer användbart att styra frågan mot verksamheten än att bara välja något allmänt trevligt.

– Be deltagarna berätta om något positivt en kund har sagt den senaste veckan. Det brukar snabbt skapa både energi och ett bra samtal i rummet, säger han.

I en ny grupp kan något enklare och mer avväpnande fungera bättre, som en kort presentationsrunda med något personligt men ofarligt. Och i en workshop kan det vara klokt att skicka ut frågan i förväg, just för att alla inte vill eller kan svara direkt i stunden.

Poängen, menar han, är att samma fråga inte passar överallt.

– Det får gärna vara styrt till syftet för det här mötet, säger Micke Darmell.

Han återkommer också till att tydligheten är avgörande för att en fråga faktiskt ska fungera. Hur lång tid har varje person? Ska man prata i helgrupp, i par eller i mindre grupper? Vad ska svaren leda vidare till? Utan den ramen riskerar även en bra fråga att flyta ut.

Behöver inte alltid vara frågor och svar

Mimmi Bohman lyfter också att många tänker för smalt kring vad en incheckning är. Det behöver inte alltid vara en fråga som alla svarar på i tur och ordning.

– Ibland är det bättre med en kort gemensam centreringsövning för att landa i kroppen och nuet. I andra fall vill man skapa mer energi, lek eller rörelse, säger hon.

Hon uppmanar också mötesledare att tänka mer kreativt kring formatet.

– Man kan till exempel låta deltagarna välja en bild som representerar hur de känner inför dagens ämne. I stora möten där deltagarna inte känner varandra kan interaktionen mellan deltagarna vara det viktigaste – att de får röra sig runt i rummet och ha korta samtal med olika personer utifrån ämnen som du ger.

Poängen är att formen ska hjälpa gruppen dit mötet behöver komma.

– Uppmana dem gärna att varje gång välja den person de känner minst, eller har pratat minst med på senaste tiden. Det ökar både energin och inkluderingen, och är särskilt bra i större grupper där deltagarna kommer från olika håll och känner varandra olika väl, säger Mimmi Bohman.

Modellen: välj fråga utifrån SYFTE, TRYGGHET och FORMAT

1. Syfte

Fråga först: Vad ska den här starten leda till?

Det kan handla om att:

få upp energin
få alla att börja prata
rikta fokus mot dagens ämne
skapa lugn inför ett känsligt möte
hjälpa gruppen att bli mer närvarande

2. Trygghet

Hur väl känner gruppen varandra? Hur öppet brukar ni prata?

3. Format

Är mötet:

kort eller långt?
digitalt eller fysiskt?
nytt team eller trygg grupp?
informationsmöte eller arbetsmöte?

Scenario 1: Du vill få alla att börja prata tidigt

Det här är grundläget i de flesta möten.

– Får jag komma till tals tidigt i ett möte ökar chansen att jag deltar också senare. Men om jag blir tyst i början är risken stor att jag fortsätter vara tyst, säger Micke Darmell.

Signaler

samma två personer pratar alltid
resten blir passiva
informationspunkten kommer först
deltagarna är mentalt kvar i förra mötet

Vad som händer

Normerna för mötet sätts snabbt. Om ingen annan än mötesledaren pratar första minuterna skapas lätt en passiv mötesnorm.

Vad du gör

Ställ en enkel fråga som alla kan svara på direkt, gärna med tydlig tidsram.

Formulering att använda

“Vi börjar med en snabb runda. En mening var: vad vill du få ut av det här mötet?”

Scenario 2: Du leder ett nytt team

Nya grupper är ofta upptagna av två frågor: vilka är de andra, och får jag vara med?

– Nya Team är generellt sett väldigt upptagna av varandra och av att hitta sin plats. Man är ofta ganska försiktig och lite trevande, säger Mimmi Bohman.

Signaler

deltagarna känner inte varandra
försiktiga svar
låg spontanitet
man vill skapa kontakt utan att gå för djupt

Vad du gör

Välj frågor som är lätta, lite personliga men inte privata.

Formulering att använda

“Vi tar en kort presentationsrunda. Säg vad du heter, vad du hoppas bidra med här och något du gillar att göra utanför jobbet.”

Micke Darmell använder ofta parövningar där deltagare får presentera varandra utifrån fritidsintressen eller resmål.

– En sådan enkel övning brukar få människor att slappna av. Det blir ofta både skratt och mer energi i rummet, säger han.

Scenario 3: Du leder en trygg grupp som fastnat i rutin

Trygga grupper behöver inte alltid fler “roliga frågor”. De behöver ofta bättre frågor.

Poängen är att hjälpa gruppen att bli mer explicit, så att sådant som annars bara anas faktiskt går att prata om tillsammans.

Signaler

gruppen känner varandra väl
mötena går på autopilot
alla vet ungefär vad alla kommer säga
ni behöver mer skärpa än mer small talk

Vad du gör

Ställ mer reflekterande, arbetsnära frågor.

Formulering att använda

“Vad tror du att vi riskerar att undvika när vi pratar om det här i dag?”

Mimmi Bohman lyfter just den typen av fråga som användbar i trygga grupper, eftersom den hjälper gruppen att sätta ord på sådant som annars blir underförstått.

Scenario 4: Du leder ett digitalt möte

Här gör många chefer tvärtom: mindre interaktion, mer information. Mimmi Bohman rekommenderar motsatsen.

– Jag skulle uppmana att man gör precis tvärtom. När vi leder workshops lägger vi alltid de mest aktiva dagarna digitalt, säger hon.

Micke Darmell menar också att digitala möten ofta behöver bli mer personliga, inte mindre.

Signaler

kameror av
seg start
få säger något
chefen ber folk skriva i chatten i stället för att prata

Vad du gör

Få människor att använda rösten tidigt. Är gruppen liten: be alla säga en mening var. Är gruppen stor: använd chatt, reaktioner eller breakout-par.

Formulering att använda

”Vi börjar med en mening var i mikrofon: vad ser du utanför fönstret där du sitter?”

Mimmi Bohman är tydlig:

– När det gäller incheckningar i digitala möten – skippa dem inte, de är extra viktiga där. Tröskeln för medlemmar att säga någonting i ett digitalt möte kommer vara mycket större, säger hon.

Scenario 5: Gruppen har låg energi

Låg energi behöver inte ignoreras.

– Det kan vara värt att faktiskt hjälpa gruppen att sätta ord på det, säger Mimmi Bohman.

Signaler

sega svar
låg närvaro
tröga ansikten
många kommer direkt från andra möten

Vad du gör

Sätt ord på läget och gör det gemensamt.

Formulering att använda

“Vad behöver du lägga åt sidan för att kunna vara med fullt ut i det här mötet?”

Eller:
“Vad vill du att vi ska få ut av den här tiden tillsammans?”

Poängen är att låg energi inte alltid ska mötas med fler frågor om dagsform. Ofta fungerar det bättre att hjälpa gruppen att landa och rikta fokus mot det som ska hända nu.

Scenario 6: Mötet är känsligt eller riskerar konflikt

Här är det lätt att välja fel fråga.

Micke Darmell säger att han sällan använder traditionell incheckning i riktigt känsliga möten, eftersom det finns risk att det sabbar mer än hjälper om frågan blir för personlig eller pressande.

Samtidigt betyder det inte att starten är oviktig. Just i känsliga möten behöver mötesledaren hjälpa gruppen att landa innan man går in i sakfrågan. Mimmi Bohman lyfter att den här typen av möten handlar mindre om att skapa energi och mer om att skapa lugn.

– Där skulle jag säga att det handlar om nervsystemsreglering och trygghet, säger hon.

Signaler

laddat ämne
hög oro
risk för försvar eller konflikt
olika personligheter i gruppen

Vad du gör

Skapa lugn först. Gör inte frågan för spontan. Skicka gärna ut den i förväg om den kräver eftertanke.

Formulering att använda

“Inför dagens samtal vill jag börja med en lugn runda: vad behöver du från gruppen för att kunna bidra konstruktivt i dag?”