När ett team inte fungerar söker chefer ofta förklaringen hos individerna. Någon tar för mycket plats. Någon annan drar sig undan. Två personer hamnar ofta i friktion.
FIRO-checklista: 15 frågor som visar vad teamet behöver
FIRO-checklista Team som fastnar behöver inte alltid mer tempo, fler möten eller hårdare styrning. Ibland behöver gruppen tryggare ramar, ibland tydligare roller och ibland mer frihet att ta ansvar. Med FIRO-modellen kan chefen se var arbetet bör börja.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Praktiskt Ledarskap premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
Men enligt ledarskapskonsulten Maths Ehrenström börjar problemen ofta på en annan nivå. Gruppen har inte samma bild av uppdraget, rollerna eller hur arbetet faktiskt ska hänga ihop.
– FIRO är ett enkelt och lättförståeligt verktyg för att skapa förståelse för var gruppen befinner sig i sin utvecklingsfas, säger han.
För chefen handlar modellen inte om att sätta etikett på teamet. Poängen är att avgöra vad gruppen behöver just nu: tryggare ram, tydligare roller och spelregler – eller mer ansvar.
Så använder du checklistan
Markera de påståenden som stämmer bäst på ditt team just nu. Titta på vad som faktiskt händer i möten, beslut och vardagsarbete: vem som pratar med vem, var irritation hamnar, hur ansvar fördelas och hur mycket som går via dig som chef.
Om flera punkter i ett avsnitt stämmer är det där du bör börja.
Gruppen behöver tryggare ram
Det här motsvarar FIRO-modellens tillhörafas. Gruppen försöker förstå var den hör hemma, vad uppdraget är och vilka spelregler som gäller.
Markera det som stämmer:
- Gruppen är artig och följsam.
- Få säger emot på möten.
- Många frågor går via dig som chef.
- Roller och ansvar är otydliga.
- Mötena är trevliga, men inte särskilt skarpa.
Det här kan vara lätt att misstolka. Ett team kan se harmoniskt ut utan att vara särskilt välfungerande. Lugn betyder inte alltid samsyn.
– Den är väldigt artig. Man säger snälla saker till varandra, säger Maths Ehrenström.
Det chefen behöver göra: Börja med ramen. Förklara varför gruppen finns, vad den ska leverera och hur arbetet hänger ihop. Rita gärna upp arbetsflödet och prata om vem som ansvarar för vad.
Frågor att ställa:
”Vad är vårt uppdrag i en mening?”
”Vilka delar av arbetet är tydliga?”
”Var finns det oklarheter?”
”Vem behöver veta vad från vem för att kunna göra sitt jobb?”
”Hur vill vi ta upp sådant som blir otydligt eller skaver?”
Gruppen behöver tydligare roller och spelregler
Det här motsvarar FIRO-modellens rollsökarfas, som också ofta kallas konfliktfasen. Här testas roller, ansvar, gränser och inflytande.
Markera det som stämmer:
- Medarbetare pratar om varandra i stället för med varandra.
- Irritation tas efter mötet, inte i rummet.
- Subgrupper bildas.
- Ansvar ifrågasätts ofta.
- Små beslut blir större än de borde.
Här kan problemen lätt se ut som personkonflikter. Men enligt Maths Ehrenström uppstår konflikter ofta för att gruppen har olika förståelse för vad den håller på med och varför.
Ett av de tydligaste tecknen är om gruppen pratar om varandra i stället för med varandra.
– Skvaller och hörsägen är typiska kännetecken på att man är i rollsökarfasen, säger han.
Det chefen behöver göra: Få upp frågan i rummet. Stoppa sidosnacket utan att börja leta syndabockar. Gå tillbaka till uppdraget, rollerna och spelreglerna.
Formuleringar att använda:
”Jag hör att det finns olika bilder av det här. Vi behöver prata om det tillsammans, inte var för sig.”
”Det här handlar inte om att hitta en syndabock. Vi behöver se var i arbetsflödet det hakar upp sig.”
”Vad är det vi ska leverera tillsammans?”
”Vem äger den här delen?”
”Vad behöver vara klart innan nästa person kan ta vid?”
Chefens uppgift är inte att kväva all konflikt. Uppgiften är att göra konflikten möjlig att hantera.
Gruppen behöver mer ansvar
Det här motsvarar FIRO-modellens samhörighetsfas. Gruppen fungerar mer moget, pratar mer direkt med varandra och löser fler frågor utan att allt går via chefen.
Markera det som stämmer:
- Medarbetare tar frågor direkt med varandra.
- Feedback ges utan att allt blir personligt.
- Teamet löser fler problem utan att du är navet.
- Rollerna är tydliga, men inte låsta.
- Fler tar ansvar för helheten.
Här behöver chefen inte styra varje detalj. Rollen blir mer coachande.
– När jag kommer in i samhörighetsfasen, då ställer jag mig bredvid gruppen. Då löser gruppen problemen själva, säger Maths Ehrenström.
Det betyder inte att chefen kan släppa taget helt. Nya personer, nya uppdrag, omorganisationer eller hög belastning kan föra gruppen tillbaka till tidigare faser.
Det chefen behöver göra: Fortsätt hålla uppdraget levande, men låt gruppen ta mer ansvar för lösningarna. Följ upp, justera och hjälp teamet att ta nästa steg.
Frågor att ställa:
”Vad fungerar bättre nu än tidigare?”
”Vad behöver vi fortsätta göra?”
”Vad kan vi sluta göra?”
”Behöver någon roll eller spelregel justeras?”
”Vad är nästa steg för gruppen?”
När signalerna är blandade
Ett team behöver inte befinna sig tydligt i en enda fas. Gruppen kan fungera bra i vissa frågor men fastna i andra. Den kan ha hög tillit i vardagsarbetet men hamna i rollsökning när uppdraget ändras, en ny person kommer in eller belastningen ökar.
Börja därför där friktionen är tydligast. Det kan vara ett återkommande möte, ett oklart ansvar, ett beslut som alltid drar ut på tiden eller en leverans mellan två personer som ofta hakar upp sig.
När FIRO inte räcker
FIRO-modellen kan hjälpa chefen att förstå grupprocesser, men den är inte rätt verktyg för allvarliga arbetsmiljöproblem, kränkningar, trakasserier, missbruk eller andra situationer där chefens ansvar kräver formella åtgärder.
– Det är inte lösningen på livets problem. Det är ett verktyg för att få syn på en del av problemen, säger Maths Ehrenström.