En bra chef gör de här 4 sakerna varje dag

Linda Suslin Spiess, ledarskapsexpert på Ledarna, beskriver samma sak från en chefs vardag med personalansvar.

– De små punktinsatser vi gör i vardagen för våra medarbetare är det som skapar en fast och trygg grund att stå på. Det finns ofta en arbetsvardag där det är så lätt att glömma de här små sakerna. Men ett gott ledarskap är faktiskt en ledare som är “härvarande” eller närvarande. Och som ser sina medarbetare i stort och smått.

Att vara en bra chef handlar därför mindre om personlighet än många vill tro. Det handlar mindre om karisma, mindre om att vara den som talar bäst i rummet och mindre om att alltid ha svar direkt. I stället handlar det om beteenden som går att känna igen, varje dag.

1. En bra chef checkar in varje dag

En arbetsdag kan hinna spreta långt innan någon hinner sätta ord på att den blivit för tung. Det är där många chefer tappar något viktigt. Problemen märks först när de redan vuxit.

Linda Suslin Spiess förespråkar en betydligt enklare vana: att börja dagen med en kort gemensam avstämning.

– Jag är själv en vän av incheckning. Att ha som vana att när man kommer in på morgonen kör man en gemensam avstämning med några stående frågor: Är det någon som har någonting som man behöver dela? Något vi behöver känna till? Hur ser dagen ut?

Hon betonar att det inte behöver bli ännu ett möte som äter tid.

– Det är en sådan sak som inte behöver ta en timme. Vi pratar om fem minuter, ett stand-up-möte i ett hörn över en kaffe. Har alla koll? Är det någon som behöver hjälp med någonting? Och sen startar man upp dagen.

Poängen är inte bara att få en snabb lägesbild. Poängen är också att göra det lättare att säga till innan något tippar över.

– Tröskeln för en stressad medarbetare att säga, ’jag har jättemycket på mitt bord nu, jag vet inte hur jag ska hinna med,’ sänks. Och då kan jag som chef direkt gå in och hjälpa dem att prioritera, säger Linda Suslin Spiess.

I praktiken är det en mycket liten vana. Men den gör att chefen inte behöver vänta tills det brinner för att börja leda.

2. En bra chef säkerställer sin tydlighet

Det finns ett återkommande glapp i många arbetsgrupper: chefen tycker att budskapet har varit tydligt, men medarbetarna lämnar mötet med olika bilder av vad som egentligen gäller.

Per Olof Berzelius säger att det är ett klassiskt misstag.

– Om det är något som alltid återkommer, så är det att chefen själv upplever sig ha varit tydlig. Det klassiska är att en chef säger att ’Ja, men jag har ju sagt det’. Och ja, det kanske stämmer. Men frågan är om det har gått in.

Han menar att tydlighet ofta missförstås.

– Tydlighet handlar inte om att du har informerat. Det handlar om att mottagaren har förstått.

Linda Suslin Spiess beskriver hur snabbt ett möte kan fyllas av olika tolkningar, trots att alla hört samma ord.

– Man tycker själv att man är så jäkla tydlig och har sagt exakt vad det är vi ska göra. Men sitter det tio personer i mötesrummet så kommer du att ha tio olika uppfattningar. Eller i alla fall åtta.

Per Olof Berzelius brukar använda en egen bild för det som behöver uppstå i gruppen.

– När vi har någon slags idé och plan för hur vi ska arbeta framåt brukar jag prata om att skapa en gemensam karta. En karta om vart vi är på väg, vad är det vi uträttar och vem gör vad.

Det låter enkelt, och det är också det som gör det användbart. En bra chef nöjer sig inte med att ha formulerat sig. En bra chef kontrollerar att andra verkligen lämnar rummet med samma karta.

3. En bra chef följer upp ofta och konkret

Det är lätt att starta. Det är svårare att återvända.

Många chefer är snabba i uppstarten, men sämre på den vardagliga uppföljningen som visar om något faktiskt rör sig framåt. Linda Suslin Spiess är tydlig med att det inte är en detaljfråga.

– Man måste följa upp. Man måste vara kommunikativ och tydlig.

Hon beskriver uppföljningen som något som både hjälper gruppen framåt och skapar trygghet.

– Då känner också folk att chefen har koll. Och jag känner också mig som medarbetare sedd och trygg i att chefen vet vad jag jobbar med och stämmer av hur det går, säger hon.

Uppföljning behöver inte vara stor för att göra skillnad. Den kan vara kort, nära och konkret. Det viktiga är att den faktiskt sker.

– På precis samma sätt tänker jag att man kan agera i en grupp. Vi är alla överens om att det är det här vi ska göra. Och sen så stämmer man av mot det.

Per Olof Berzelius säger att också chefens egna misstag spelar roll här. Inte minst när återkopplingen uteblir.

– Vi är trots allt bara människor. När man som chef inser att ’Jäklar, nu glömde jag att återkoppla’– då måste man bjuda på den ödmjukheten. Säg till medarbetaren att ’Jag är ledsen att jag inte återkom i tid, jag borde ha kollat läget med dig på en gång’. Det skapar också förtroende och en trygghet i gruppen, säger han.

I många organisationer förknippas ledarskap med att vara säker och snabb. Men här pekar båda på något annat: att förtroende också byggs av återkomst, konsekvens och förmågan att erkänna när man missat något.

 4. En bra chef är tillgänglig utan att bli en flaskhals

En chef ska vara tillgänglig. Men en chef kan också bli den punkt där allt stannar upp.

Det börjar ofta med goda intentioner. Medarbetare vill stämma av, dubbelkolla eller be om hjälp. Men när mandatet är otydligt växer snart ett mönster där allt fler frågor skickas uppåt, tills chefen sitter med sådant som andra egentligen hade kunnat hantera själva.

Linda Suslin Spiess säger att det kräver tydlighet redan från början.

– Vilket mandat och vilka befogenheter har jag som medarbetare? Det behöver vara tydligt. Vilka beslut får jag lov att fatta själv och vilka bör jag lyfta med chefen först?

Per Olof Berzelius beskriver vad som händer när den tydligheten saknas.

– Ibland rinner det för många frågor upp till chefen. Det borde inte kunna gå att rinna uppåt – men ibland gör det faktiskt det.

För att bryta det mönstret behöver chefen ibland stå emot sin egen reflex att snabbt leverera en lösning. Linda Suslin Spiess tycker att en enkel motfråga ofta fungerar bättre.

– Svara i stället: ’Okej, jag förstår. Berätta för mig: vad har du själv för förslag på lösning?’, säger hon.

Det är inte samma sak som att lämna medarbetaren ensam. Det är ett sätt att flytta tillbaka ansvar dit det hör hemma. Chefen finns kvar, men tar inte över i onödan.

Slutsats

Per Olof Berzelius sätter fingret på något många chefer behöver höra oftare: bra ledarskap ser inte alltid märkvärdigt ut.

– Små, vardagliga, återkommande och tillitsskapande beteenden gör att jag vet var jag har dig och du vet vart du har mig, säger han.

Linda Suslin Spiess beskriver samma sak med andra ord.

– De små punktinsatser vi gör i vardagen för våra medarbetare är det som skapar en fast och trygg grund att stå på, säger hon.

Kanske är det också därför bra chefer inte alltid märks mest. Men de märks tillräckligt ofta för att andra ska känna sig trygga i vad de kan vänta sig av dem.