”Nu har jag infört de konkreta förändringar som du tipsade om. Våra möten har helt klart blivit bättre. Vi hinner gå igenom alla punkter på agendan och alla känns mer fokuserade under mötet.” Det är chefen som hade bekymmer med sina möten som, med viss förvåning i rösten, meddelar mig detta.
”Men”, fortsätter hen, ”vi är fortfarande sämre på att komma i gång med våra möten i tid och få full effekt från start. Har du några tankar kring vad jag och mina medarbetare skulle kunna göra?”
Självklart kan, och vill, jag gärna dela med mig om tankar kring den bästa starten för att få till effektfulla möten. I min förra krönika pratade jag om vikten av en grundstruktur för möten så att de kan ge oss den bästa effekten. När detta är på plats är det läge att lägga lite extra omsorg på hur du startar upp ett möte.
Boka möten
Till att börja med är det klokt att titta över hur tätt du bokar möten. Det gäller inte minst de möten som är digitala. Det är lätt att boka dessa möten utan utrymme för en paus emellan. Trycka på ”lämna” i ett möte och sekunden efter på ”gå med” i nästa möte. Vi behöver inte någon tid för att förflytta oss från ett konferensrum till ett annat. Det kan ju kännas effektivt, men ger oss inte någon tid att reflektera över det som sagts i mötet som vi lämnar eller att förbereda oss inför det möte som kommer. Professor emerita Bodil Jönsson talade redan på 1990-talet om vikten av det hon kallar ställtid. Det är den tid som behövs för att ställa om mellan olika uppgifter, både praktiskt och mentalt. Det är, tänker jag, än mer viktigt i vår nutida ofta digitala värld. Ett tips är att se till att boka alla möten som du styr över så att de slutar fem eller tio minuter innan hel timme. Jag har under de senaste åren träffat flera organisationer där man till och med har gjort detta till en regel. Klokt tänkt.
Checka in
Om du vill försäkra dig om att alla är på plats inte bara fysiskt utan även mentalt på mötet kan du starta med en incheckning. Det kan handla om något så enkelt som att alla sluter ögonen och tar 3–4 djupa andetag. Det kan vara vad som behövs för att deltagarna ska kunna släppa tankarna på det de gjorde innan mötet och ägna sig helt och fullt åt det som detta specifika möte handlar om.
Det ger mötesdeltagaren tid att ställa sig frågorna:
- Vad handlar det möte om som jag nu ska gå in i?
- Vad är syftet och målet med mötet?
- Vad är min roll i detta möte?
- Vad ska jag bidra med?
Laget runt?
Ibland möter jag chefer som alltid börjar sina möten med att gå laget runt så att alla medarbetare får berätta något. Alla blir sedda och hörda redan inledningsvis. Detta kan vara funktionellt om temat för rundan är något som är relevant för verksamheten i nuläget. Exempelvis vilken förväntan var och en har på resultat från mötet, vad som ger energi just nu eller hur stressnivån är för tillfället. Det är viktigt att hålla rundan kort och koncis, annars slukar den dyrbar mötestid. Om det handlar om stressnivå kan alla skatta den utifrån skalan grönt – gult – rött och enbart kommentera varför om skattningen är röd. En runda kan vara mindre funktionell om den blir något av en terapirunda, där medarbetarna berättar om privata problem eller ger detaljerade redogörelser för svårigheter i jobbet.
Vill du som chef att medarbetarna ska få möjlighet att prata om mer personliga ämnen med varandra? Då kan du kalla till en frivillig gemensam fikastund exempelvis 20 minuter innan mötet börjar. Där står det alla fritt att prata om vad de vill fram till mötet börjar. Då skiftar ni fokus, checkar in och fokuserar på de frågor som står på agendan.
Starta mötet
Även om det kan kännas självklart är det bra att börja varje möte med att du påminner deltagarna om varför ni träffas, vilka tidsramar ni har, hur dagens agenda ser ut och vad som är målet för mötet – en plan, ett beslut, ett nästa steg. Det hjälper deltagarna att fokusera sin uppmärksamhet och gå in i rollen som aktiv deltagare i detta möte, i detta sammanhang.
Alla möten har ju, även om det ibland kanske inte känns så, ett avslut. I min nästa krönika kommer jag att dela med mig om tankar på hur vi kan avsluta möten på ett sätt som ger maximal effekt. Håll utkik!
Christina Lihagen är leg. psykolog, civilekonom och organisationspsykolog på Sandahl Partners.
