Vad är skillnaden mellan att vara chef och ledare?
En chef har fått ett formellt uppdrag av organisationen. En ledare blir accepterad av gruppen.
Det är en viktig skillnad, menar Carina Lätt.
– Du blir anställd som chef. Men ledarskapet får du inte automatiskt. De du ska leda behöver legitimera dig som ledare, säger hon.
Det är därför den första tiden som chef inte bara handlar om att förstå uppdraget, målen och organisationen. Den handlar också om att bygga förtroende.
– Du ska få arbetet gjort genom dina medarbetare. Då behöver de känna tillit och förtroende. Du måste ge av din tid för att få den legitimiteten som ledare.
Hur nära kan man vara sina medarbetare?
Många nya chefer brottas med gränsen mellan att bygga relationer och att samtidigt vara chef. Hur nära kan man vara? Hur privat kan man vara?
Carina Lätts svar är att relationer är nödvändiga, men att chefsrollen alltid finns kvar.
– Du är anställd som chef. Men om du ska få arbetet utfört behöver medarbetarna känna tillit och förtroende. Det betyder att du behöver bygga relationer, men inte glömma ditt uppdrag, säger hon och fortsätter:
– Det är skillnad mellan att vara professionell, personlig och privat. Som chef kan du absolut vara personlig och bjuda på dig själv med medarbetarna i centrum, men du kan aldrig vara mer privat än att du kan ta vilket svårt samtal som helst med dina medarbetare.
Det handlar alltså inte om att bli kompis med alla. Det handlar om att förstå gruppen, lyssna och skapa tillit, samtidigt som man är tydlig med ansvar, beslut och riktning.
Ska chefen vara öppen med privata problem?
En deltagare frågade om öppenhet och tillit. Om det stärker relationerna när människor berättar om privata problem, gäller det då också chefen?
Här drar Carina Lätt en tydlig gräns.
– Att en medarbetare berättar att hen till exempel ligger i skilsmässa är en sak. Som chef är det något annat.
Hennes råd är att chefen bör vara försiktig med att dela privata problem som inte påverkar arbetet.
– Det kan skapa oro i gruppen. Om chefen berättar att hon är sjuk kan medarbetarna börja undra: Hur ska det bli nu? Vad händer med arbetet?
Det betyder inte att chefen ska låtsas som ingenting om situationen faktiskt påverkar jobbet. Men informationen bör vara relevant och avvägd.
– Man behöver inte berätta mer än vad som krävs. Om det kommer att påverka arbetsgruppen behöver man säga det. Men behöver man själv prata av sig bör man göra det med vänner, en terapeut, en coach eller någon annan utanför arbetsgruppen.
Vad gör man om medarbetarna tycker att chefen borde vara mer i driften?
En annan fråga handlade om medarbetare som tycker att chefen borde vara mer delaktig i det operativa arbetet.
Då behöver chefen först undersöka om kritiken stämmer, menar Carina Lätt.
– För det första måste du fundera: ligger det någonting i det personen säger? Vad är rimligt och vad är lämpligt?
Det kan finnas olika förklaringar. Ibland saknas det faktiskt resurser i verksamheten. Ibland har chefen fastnat i driften och hinner därför inte med sitt chefsuppdrag. Ibland är det en enskild medarbetares bild.
– Om personalen upplever att det fattas någon på golvet, då behöver man ta det på allvar. Men som chef måste man också klara de administrativa delarna av chefskapet. Annars riskerar man att ta med sig jobbet hem och sitta med det på helgerna.
Rådet är alltså inte att automatiskt säga ja eller nej. Börja med att analysera vad kravet står för.
Hur hanterar man grupper i gruppen?
Flera chefer känner igen problemet med undergrupper. Några sitter alltid ihop. Nya personer har svårt att komma in. Missnöje kan spridas i mindre grupper vid sidan av.
Carina Lätt menar att chefen först behöver undersöka vad som faktiskt händer.
– Man måste göra en analys av det man ser. Det kanske inte bara är så som jag tolkar det. Finns det någon annan tolkning?
Undergrupper behöver inte alltid vara ett problem. Det är naturligt att människor söker sig till vissa kollegor. Men det blir ett chefsproblem om grupperna påverkar arbetsmiljön, kulturen eller möjligheten för nya att bli inkluderade.
– När det kommer in nya kan de känna att de inte är välkomna någonstans, eftersom grupperna redan är satta.
Ju större gruppen är, desto tydligare behöver chefen vara med riktning, spelregler och förväntningar.
Finns det någon enkel övning för att lära känna gruppen?
En deltagare frågade efter en övning som kan hjälpa en grupp att lära känna varandra, särskilt om yngre medarbetare har svårt att öppna sig.
Carina Lätt menar att man först bör fundera på vad problemet egentligen är. Handlar det om att gruppen inte känner varandra? Om otrygghet? Om kultur? Eller om något annat?
Men en enkel övning hon nämner är ”tre sanningar och en falsk”.
Övningen går ut på att varje person berättar fyra saker om sig själv. Tre är sanna och en är falsk. Gruppen får gissa vilken som inte stämmer.
Poängen är inte att människor ska lämna ut sig privat. Poängen är att skapa nyfikenhet och öppna för samtal.
– Det brukar bli mycket skratt. Man kan upptäcka saker om varandra som man aldrig hade vetat annars, säger Carina Lätt.
Vad ska man tänka på som tillfällig chef?
En deltagare undrade vad man ska tänka på när man går in som ställföreträdande chef för sina kollegor under en begränsad tid, till exempel ett halvår, och sedan ska tillbaka till gruppen.
Carina Lätts råd är tydlighet.
– Man måste vara tydlig både inför sig själv och inför gruppen med att det gäller den här tiden. Det här är vad vi vet i dag.
Det gäller att inte låtsas som om rollskiftet inte finns. Under perioden har personen ett annat ansvar. Efteråt förändras rollen igen. Just därför behöver uppdraget, mandatet och tidsramen sägas högt.
Vilken fråga kan hjälpa nya chefer att hitta sitt eget ledarskap?
Carina Lätt återkommer flera gånger till vikten av förebilder. Ett sätt att utveckla sitt eget ledarskap är att fundera över vilka ledare man själv har haft förtroende för.
– Vem var din bästa chef? Vilka egenskaper hade den personen? Och vad kan du ta med dig från det in i ditt eget ledarskap?
För nya chefer kan det vara en bra startpunkt. Inte för att kopiera någon annan, utan för att förstå vilket slags ledarskap man själv vill stå för.
Missade du webbinariet om att vara ny som chef? Du kan fortfarande anmäla dig i efterhand och se hela sändningen. För att titta loggar du in med din mejladress.