En bra chef gör dessa 7 saker varje dag 

En bra chef är alltså inte i första hand någon som är karismatisk, inspirerande eller “naturlig ledare”. En bra chef är någon som gör vissa saker konsekvent nog för att andra ska kunna lita på dem.

Linda Suslin Spiess har själv arbetat som chef under många år och lyfter sina erfarenheter kring att vardagen skapar det som senare upplevs som förtroende.

– De små punktinsatser vi gör i vardagen för våra medarbetare är det som skapar en fast och trygg grund att stå på. Det finns ofta en arbetsvardag där det är så lätt att glömma de här små sakerna. Men ett gott ledarskap är faktiskt en ledare som är “härvarande” eller närvarande. Och som ser sina medarbetare i stort och smått.

Så vad är det då en bra chef faktiskt gör varje dag?

Här listar Linda Suslin Spiess och Per Olof Berzelius sju saker en bra chef gör varje dag – inte stora teorier och satsningar, utan små konkreta beteenden i vardagen.

1. En bra chef checkar in varje dag

Linda Suslin Spiess lyfter en konkret vana som nyckeln i att skapa rätt förutsättningar för ett gott ledarskap. En daglig incheckning blir ett sätt att skapa en tidig bild av läget, fånga upp personliga skav och andra utmaningar och därmed kunna rycka in och hjälpa teamet att prioritera och stötta arbetet där det behövs. 

– Jag är själv en vän av incheckning. Att ha som vana att när man kommer in på morgonen kör man en gemensam avstämning med några stående frågor: Är det någon som har någonting som man behöver dela? Något vi behöver känna till? Hur ser dagen ut?

Poängen är att chefen får syn på läget innan dagen hunnit spreta åt tio håll. Men det handlar också om att medarbetare ska slippa gå ensamma med stress eller oklarheter.

– Tröskeln för en stressad medarbetare att säga, ’jag har jättemycket på mitt bord nu, jag vet inte hur jag ska hinna med,’ sänks. Och då kan jag som chef direkt gå in och hjälpa dem att prioritera, säger Linda Suslin Spiess.

Hon understryker också att det här inte behöver bli tungrott. Tanken är inte att det ska bli ytterligare ett möte på dagordningen. 

– Det är en sådan sak som inte behöver ta en timme. Vi pratar om fem minuter, ett stand-up-möte i ett hörn över en kaffe. Har alla koll? Är det någon som behöver hjälp med någonting? Och sen startar man upp dagen.

Poängen är att chefen inte väntar tills det brinner. En kort incheckning ger möjlighet att upptäcka skav, stress och oklarheter innan de växer.

Ordagrant vad du kan säga

“Vi tar fem minuter. Hur ser dagen ut i dag? Vad är viktigast att få framåt innan vi går hem?”

“Är det någon som behöver hjälp för att komma vidare?”

“Är det någon som har något man behöver dela, något vi andra behöver känna till?”

2. En bra chef visar omtanke i det lilla

Få saker i en chefs vardag är så konkreta – och så lätta att glömma – som vardaglig omtanke.

Linda Suslin Spiess beskriver det som en enkel men svår chefsvana: att minnas det människor berättar och följa upp det.

– Det handlar om att faktiskt visa omtanke. Fråga: Hur gick det med din mamma? Eller hur gick det med hunden? Det är det här som ligger utanför ramen för jobbet som ändå gör att man skapar känslan av en trygg arbetsplats där man får lov att vara den man är, säger hon.

Det är inte ett sidospår från ledarskapet. Det är en del av det.

– Man pratar ju mycket om det här med psykologisk trygghet och där är omtanke en jätteviktig bidragande faktor.

Det viktiga här är att omtanken inte blir en allmän stilmarkör. Den behöver märkas i beteendet. Att chefen faktiskt följer upp. Att någon kommer ihåg. Det tar inte fokus från arbetsuppgifterna. Tvärtom skapar det en miljö där medarbetarna trivs och blir motiverade att göra ett bra jobb.

– Det är de här små signalerna som visar att jag finns här. Jag är bakom dig och jag är bredvid dig. 

Ordagrant vad du kan säga

“Du nämnde det där i förra veckan. Hur blev det?”

“Hur mår du i dag?”

“Hur gick det med xxx, känner du att du hinner med?”

3. En bra chef gör prioriteringar tydliga

Att vara tydlig är en central del i alla typer av ledarskap – något som ibland är lättare sagt än gjort. Per Olof Berzelius lyfter bilden av att många chefer ofta tror att de har varit tydliga bara för att de har sagt något högt.

– Om det är något som alltid återkommer, så är det att chefen själv upplever sig ha varit tydlig. Det klassiska är att en chef säger att ’Ja, men jag har ju sagt det’. Och ja, det kanske stämmer. Men frågan är om det har gått in.

Det är en av de viktigaste poängerna som man som chef måste förstå för att utvecklas i sitt ledarskap. Tydlighet handlar inte om att du har informerat. Det handlar om att mottagaren har förstått.

Linda Suslin Spiess beskriver samma fenomen från sina egna erfarenheter:

– Man tycker själv att man är så jäkla tydlig och har sagt exakt vad det är vi ska göra. Men sitter det tio personer i mötesrummet så kommer du att ha tio olika uppfattningar. Eller i alla fall åtta. 

Därför är det viktigt att stämma av att informationen nått fram på rätt sätt. Vänd på frågan och be medarbetarna svara på: Så vad är det vi är överens om att vi ska prioritera nu?

Per Olof Berzelius använder ett begrepp som blir användbart här: en gemensam karta.

– När vi har någon slags idé och plan för hur vi ska arbeta framåt brukar jag prata om att skapa en gemensam karta. En karta om vart vi är på väg, vad är det vi uträttar och vem gör vad.

En bra chef gör alltså inte bara uppdraget tydligt. Chefen säkrar också att gruppen delar samma bild av det. 

Ordagrant vad du kan säga

“Innan vi går vidare: vad är det vi är överens om att göra nu?”

“Kan någon sammanfatta med två meningar vad vi just bestämde?”

“När du lämnar rummet nu, vad är ditt första steg?”

4. En bra chef skapar lugn genom att sätta sammanhang

Per Olof Berzelius betonar även vikten av kontext. Inte bara mål, inte bara instruktion – utan sammanhang.

– Där tror jag att chefer kan underskatta hur hjälpsamt det är att man som ledare repeterar varför vi sitter i mötet. Vad vill vi vara nöjda med när vi går ut genom den dörren? Vad ska vi egentligen åstadkomma? säger han.

Det här låter enkelt, men Per Olof Berzelius menar att det ofta är en aspekt som saknas och glöms bort. Inte minst i organisationer där människor springer mellan möten, projekt och nya satsningar. Då kan målbilden bli suddig, motivationen sjunka och tempot avta.

– Den typen av kontextualisering tror jag skapar så mycket lugn och ro och återigen se till att alla delar samma kartbild.

Det är lätt att tänka att ett bra ledarskap handlar om att skapa tempo. Men ibland handlar det mer om att minska bruset och ge människor tillräckligt mycket sammanhang för att de ska kunna fokusera.

– Jag tror att många kan känna igen sig i att man suttit i ett möte någon gång och tänkt, varför sitter jag med här? säger Per Olof Berzelius.

En bra chef förebygger den känslan.

Ordagrant vad du kan säga

“Varför sitter vi i det här mötet?”

“Vad behöver vi vara nöjda med när vi går härifrån?”

“Vad är viktigast i just det här sammanhanget?”

5. En bra chef följer upp ofta och konkret

Många chefer är bättre på att starta än att följa upp. Men förtroende byggs lika mycket i återkomsten som i initiativet.

Linda Suslin Spiess är rak på den punkten:

– Man måste följa upp. Man måste vara kommunikativ och tydlig.

I hennes version av gott vardagsledarskap är uppföljning inte kontroll för kontrollens skull. Den fyller två funktioner samtidigt: den hjälper teamet framåt och den signalerar att chefen faktiskt håller i riktningen.

– Då känner också folk att chefen har koll. Och jag känner också mig som medarbetare sedd och trygg i att chefen vet vad jag jobbar med och stämmer av hur det går, säger hon. 

Det är en viktig detalj. Avstämningen behöver inte vara stor för att ha effekt. Men den behöver vara konsekvent.

Linda Suslin Spiess liknar det vid återkommande provtagning i vården. Har man haft järnbrist fortsätter man att följa upp järnvärden vid varje provtagning. 

– På precis samma sätt tänker jag att man kan agera i en grupp. Vi är alla överens om att det är det här vi ska göra. Och sen så stämmer man av mot det. 

Per Olof Berzelius fyller i resonemanget och poängterar att det är minst lika viktigt att vara transparent när du glömmer bort att återkoppla – för det kommer att ske. 

– Vi är trots allt bara människor. När man som chef inser att ’Jäklar, nu glömde jag att återkoppla’– då måste man bjuda på den ödmjukheten. Säg till medarbetaren att ’Jag är ledsen att jag inte återkom i tid, jag borde ha kollat läget med dig på en gång’. Det skapar också förtroende och en trygghet i gruppen. 

Ordagrant vad du kan säga

“Hur gick det med det vi sa i går?”

“Vad har blivit tydligare sedan sist?”

“Behöver du något av mig för att komma vidare?”

6. En bra chef ger konkret feedback – inte bara pepp

Feedback är ett begrepp många slänger sig med. Per Olof Berzelius menar att många chefer tror att de ger mer positiv feedback än de faktiskt gör.

Varför? Därför att mycket av det som uppfattas som feedback i själva verket bara är pepp.

– De går ofta runt och har mycket pep talk. Vi ska inte sluta med pep talk, där vi säger ’bra jobbat’, ger en klapp på axeln eller ger en high five, för allt det där har också ett värde. Men det är inte feedback.

Skillnaden, menar han, är att “riktig” feedback är konkret och faktabaserad.

– Feedback ska inte bara vara peppande, utan också ge fakta och vara en direkt återkoppling på ett beteende och vilken effekt det har gett.

Det flyttar återkoppling från allmän uppmuntran till lärande. Medarbetaren ska förstå vad den gjorde bra och varför det spelade roll.

Per Olof Berzelius lägger också till en annan viktig chefsfärdighet: att lära känna sina medarbetare och förstå hur de vill få feedback. Det är ett enkelt sätt att arbeta med återkoppling som ett verktyg snarare än att använda samma stil till alla. En del gillar att få beröm inför andra i ett öppet kontorslandskap. Andra har svårt att ta till sig det och vill få det skriftligt eller på tu man hand.

– Lär känna dina medarbetare. Fråga dem rakt ut: om jag har positiv feedback till dig, hur vill du att jag berättar det för dig? För jag vill gärna göra rätt för dig.

Ordagrant vad du kan säga

“När du gjorde X blev effekten Y. Det hjälpte gruppen därför att Z.”

“Det här blev bra därför att du var tydlig med både ansvar och deadline.”

“Fortsätt med det där sättet att sammanfatta – det gjorde beslutet mycket lättare.”

7. En bra chef är tillgänglig utan att bli en flaskhals

Det här är en svår balans. En chef ska vara lätt att nå – men inte göra teamet hjälplöst.

Linda Suslin Spiess beskriver kärnan väl: tydliga ramar och tydligt mandat.

– Vilket mandat och vilka befogenheter har jag som medarbetare? Det behöver vara tydligt. Vilka beslut får jag lov att fatta själv och vilka bör jag lyfta med chefen först?

När det är otydligt börjar alla beslut snart att staplas hos chefen som då blir till en stoppkloss i stället för stöd. Per Olof Berzelius stämmer in i resonemanget.

– Ibland rinner det för många frågor upp till chefen. Det borde inte kunna gå att rinna uppåt – men ibland gör det faktiskt det, säger han.

Bra chefer tränar därför sitt team i två saker samtidigt:
att ta eget ansvar inom tydliga ramar – och att komma till chefen i rätt frågor.

Det kräver omdöme från chefens sida. Vissa frågor ska medarbetaren äga fullt ut. Andra hör hemma på chefsnivå. Det går inte att skriva en regelbok för allt, men det går att skapa en gemensam förståelse.

Linda Suslin Spiess rekommenderar dessutom att chefen inte omedelbart levererar lösningen när någon kommer med ett problem.

– Svara i stället: ’Okej, jag förstår. Berätta för mig: vad har du själv för förslag på lösning? säger hon. 

Då tränas gruppen i att tänka själv, samtidigt som risken minskar att alla beslut hamnar hos chefen.

Det är skillnaden mellan att vara hjälpsam och att bli den enda som tänker.

Ordagrant vad du kan säga

“Vad har du själv för förslag på lösning? – Okej bra, testa det. Sen skulle du även kunna göra såhär xxx” 

”Det här beslutet kan du ta själv. Kom till mig om ni kör fast eller om konsekvenserna blir stora.”

“Det här beslutet kan du ta själv. Om det påverkar budget, prioritering eller risk – då vill jag att du kommer till mig.”

Slutsats: bra ledarskap känns igen på rytmen i vardagen

Det mest slående i intervjuerna med Linda Suslin Spiess och Per Olof Berzelius är hur odramatiskt bra ledarskap kan se ut.

Det är inte främst de stora insatserna som avgör hur du uppfattas som chef. Det är om du följer upp, gör prioriteringar tydliga, visar omtanke, ger konkret feedback och är tillgänglig utan att ta över andras ansvar i vardagen. 

– De är de här små punktinsatserna som vi gör i vardagen som blir den större fasta och trygga grunden att stå på.

Det är kanske den tydligaste definitionen av en bra chef i praktiken: någon som går att lita på, varje dag.