Gnäll på jobbet – så bryter du klagandet i teamet

– Det som kännetecknar gnäll är att man visar att man är missnöjd. Men det kommer utan några lösningar eller förslag till bättring. Det är ett sätt att reglera en negativ känsla, säger Liria Ortiz.

I stunden kan det kännas skönt. Något är frustrerande och genom att säga det högt har man åtminstone gjort något. Problemet är att samtalet lätt stannar där.

Konstruktiv kritik fungerar annorlunda. Medarbetaren kan exempelvis säga att arbetsuppgifterna har blivit för många – men också konkretisera vad hen skulle vilja förändra. Då får chefen någonting att förhålla sig till och, åtminstone ibland, möjlighet att agera.

Gnäll på jobbet smittar

Gnäll fyller också en social funktion. Att vara missnöjd tillsammans kan skapa gemenskap, vilket kan göra beteendet svårare att bryta än om det bara handlade om en medarbetares dåliga humör. I en grupp där flera exempelvis klagar på chefen kan den som invänder riskera att ställa sig utanför gemenskapen.

– Säg att du är i en grupp där alla gnäller över chefen. Och du säger: ”Nej, men chefen är jättebra.” Då blir du inte så populär i en sådan situation, säger Liria Ortiz.

Som chef finns det därför anledning att titta på gruppens mönster, inte bara på vem som klagar mest.

En person är särskilt intressant i det här, påpekar Liria Ortiz: den informella ledaren. Om en person som andra lyssnar på och följer återkommande uttrycker missnöje kan beteendet få större spridning i gruppen.

Ett annat varningstecken är svepande negativa påståenden som återkommer utan att bli konkreta: ”Det är alltid likadant”, ”ingenting blir bättre” eller liknande formuleringar.

– Om det händer en gång är det ingen fara. Men om de här negativa påståendena upprepar sig och inte leder någonstans ska man vara uppmärksam på att det håller på att etableras en kultur av gnäll, säger Liria Ortiz.

Gör gnället konkret

Det obekväma för chefen är att den spontana reaktionen lätt blir att försöka slippa gnället. Man hör kommentaren men låter den passera.

Liria Ortiz rekommenderar motsatsen.

– Ignorera inte, utan säg: ”Okej, jag hör dig. Jag skulle vilja att du kommer med någonting mer konkret. Vad menar du och vad kan vi göra?” säger hon.

Poängen är inte att konfrontera medarbetaren eller kräva en färdig lösning på stående fot. Chefen ska i stället flytta samtalet från ett allmänt missnöje till något som går att undersöka.

Om medarbetaren inte kan svara direkt kan chefen be personen fundera och återkomma. Chefen kan också själv följa upp efter några dagar: Vad menade du när du sa så? Vad är det konkret som inte fungerar?

På så sätt skapar chefen också en annan norm: problem får tas upp, men de ska så långt det går beskrivas så konkret att gruppen kan prata om vad som faktiskt händer.

Du behöver inte kunna lösa allt

Att efterfråga konkretion betyder inte att chefen måste kunna fixa varje problem som kommer fram. Medarbetare kan ibland ha större förväntningar på chefens handlingsutrymme än vad rollen faktiskt medger.

– Det finns en tendens att tro att chefen har mycket mer makt än vad chefen faktiskt har, framför allt när det gäller mellanchefer. De måste också göra saker som kommer från ledningen utan att själva ha varit involverade i besluten eller veta varför, säger Liria Ortiz.

Även när chefen inte kan förändra situationen finns det något hen kan göra.

– Chefen kan validera sina medarbetare och bekräfta att det är jobbigt, trots att man inte kan göra något åt situationen, säger Liria Ortiz.

Det kan i praktiken betyda att säga: ”Jag förstår att det här skapar frustration. Det här beslutet kan jag inte påverka just nu. Men låt oss titta på vad vi faktiskt kan göra inom de ramar vi har.”

Det är en viktig skillnad mellan att stoppa gnäll och att stoppa kritik. Om chefen behandlar allt missnöje som negativitet finns risken att även relevanta problem tystnar.

När gnället handlar om ledarskapet

Den svårare situationen uppstår när missnöjet tycks handla om chefen själv.

Även här rekommenderar Liria Ortiz att göra kritiken specifik. ”Dåligt ledarskap” går inte att förändra. Att chefen exempelvis ger otydliga instruktioner går däremot att arbeta med.

Om gnället har blivit utbrett i gruppen och verkar handla om chefens eget ledarskap föreslår Liria Ortiz att frågan tas upp öppet.

– Säg: ”Jag har hört att ni kanske är lite missnöjda med mitt ledarskap och jag skulle vilja veta mer om det.” Låt medarbetarna anonymt skriva ner vad de tycker och diskutera sedan hur det skulle kunna bli bättre och vad du som chef skulle kunna göra annorlunda.

Sedan kommer den svåra delen: att inte omedelbart försvara sig.

Liria Ortiz rekommenderar att chefen läser återkopplingen och väntar några dagar innan den diskuteras. Den första reaktionen på kritik kan vara att vilja förklara varför medarbetarna har fel. Med lite distans blir det lättare att avgöra vad som faktiskt går att använda.

Välj sedan ut ett fåtal konkreta punkter och berätta vad du tänker göra annorlunda.

– Ta ansvar för det. Oavsett om du tycker att det är rättvist eller inte, säger Liria Ortiz.

Det innebär inte att chefen måste hålla med om varje anklagelse. Men återkopplingen kan ge information om hur ledarskapet uppfattas – och därmed något konkret att undersöka.

Om gnället fortsätter trots att du har sagt ifrån

Ett enskilt negativt påstående behöver knappast bli ett chefsärende. Men om samma beteende fortsätter trots att chefen upprepade gånger har bett om konkretion kan det behöva adresseras tydligare.

Hur chefen ska gå vidare om gnället fortsätter beror enligt Liria Ortiz på vilka konsekvenser beteendet får.

– Påverkar det arbetssituationen? Är det så att produktiviteten minskar eller att det påverkar på något annat sätt? Då tror jag att man ska ta ett samtal om det, säger Liria Ortiz.

Då blir frågan inte om medarbetaren ”är en gnällspik”, utan om ett återkommande beteende och vad det gör med arbetet. Det ger också chefen en betydligt stabilare utgångspunkt. Personlighet är svår att diskutera konstruktivt. Observerbara beteenden och konsekvenser går att prata om.

Bryt gnället i teamet – så gör du på måndag

1. Sluta låta svepande kommentarer passera. När någon säger ”det är alltid så här”, fråga lugnt: ”Vad är det konkret du menar?”. Om personen inte kan svara, be hen fundera och återkom.
2. Leta efter ett återkommande tema. Handlar kommentarerna om arbetsbelastning, ett beslut, samarbetet eller ledarskapet? Försök flytta samtalet från allmänt missnöje till ett definierat problem.
3. Ta upp mönstret med gruppen om gnället blivit kollektivt. Beskriv vad du har observerat utan att peka ut ”gnällspikar”. Be gruppen konkretisera vad som inte fungerar och vad de skulle vilja se i stället.
4. Samla in feedback om kritiken gäller dig. Läs den utan att svara direkt. Vänta några dagar innan du återkommer, särskilt om du märker att du vill försvara eller förklara dig.
5. Välj några konkreta förändringar. Om återkopplingen exempelvis visar att gruppen upplever dig som otydlig, definiera vad du ska göra annorlunda och berätta det för medarbetarna.