Signaler på att medarbetare är på väg mot utmattning – chefens guide

Därför missar chefer tidiga tecken på utmattning

Det som gör frågan om utmattning extra svår är att många medarbetare i riskzonen inte ser ut att vara i riskzonen alls. De levererar, tar ansvar och håller ihop arbetet när andra inte gör det.

– Det är ofta de som är mest drivna och plikttrogna, säger David Waskuri, legitimerad psykolog och grundare av Sveapsykologerna.

Han menar att just de medarbetarna ofta fortsätter länge trots att belastningen redan blivit för hög.

– Det är ofta personer som gillar att leverera på en hög nivå. De säger inte ifrån, och de får positiv feedback, säger han.

Fredrik Sparring, företagsläkare på Avonova instämmer.

– Oftast är det de här högpresterande personerna som kompenserar genom att arbeta på kvällar och helger. Och de vill inte gärna tala om att de mår dåligt, säger han.

Det är därför chefer behöver sluta stirra på output som enda friskhetstecken. En medarbetare kan fortsätta leverera långt efter att belastningen blivit ohållbar.

Så skiljer du vanlig stress från begynnande utmattning

Alla medarbetare blir stressade ibland. Det är inte det som är problemet. Det avgörande är om personen återhämtar sig när trycket minskar.

David Waskuri beskriver utmattning som resultatet av en långvarig obalans.

– Det handlar om en långvarig överbelastning utan tillräcklig återhämtning, säger han.

Fredrik Sparring uttrycker samma sak från ett medicinskt håll: vanlig stress går över när belastningen minskar. Vid utmattning gör den inte det.

– Systemet har tänjt sig och återställs inte normalt vid vila, förklarar han.

Både han och David Waskuri lyfter att det som kommer först är förändringen:

• Den medarbetare som tidigare var skarp börjar tappa tråden.
• Den som brukade återhämta sig efter helgen ser fortfarande dränerad ut på måndag morgon.
• Den som var stabil blir mer lättirriterad.
• Den som alltid varit engagerad blir märkligt likgiltig.

– Om symtomen börjar bli tydliga och ihållande går det ofta inte över utan förändringar i belastning och återhämtning. Då behövs åtgärder, säger Fredrik Sparring.

För chefen blir tre frågor särskilt viktiga:

1. Är personen sig lik?
2. Återhämtar sig personen som vanligt?
3. Har personen börjat överanpassa sig för att fortsätta fungera?

Om svaret flera gånger är nej, behöver du agera. Förändringen är chefens viktigaste observationspunkt.Du behöver läsa mönster och se när hög prestation inte längre är ett tecken på att allt är bra, utan ett sätt att hålla ihop något som håller på att bli ohållbart.

– Det är inte bara ett hundrameterslopp, utan man måste tänka maraton, säger David Waskuri.

Tre situationer där chefer ofta missar risken

1. Högpresteraren som fortfarande levererar

Det här är den klassiska riskzonen. Personen säger ja, ställer upp, håller ihop leveranserna och fortsätter prestera. Just därför missar chefen att det som ser ut som driv i själva verket kan vara överbelastning.

2. Medarbetaren som säger att allt är okej

Vissa personer slår ifrån sig frågor om mående. De vill inte belasta chefen, vill inte verka svaga eller tror själva att det går över snart. Då behöver du som chef hålla fast vid det du faktiskt ser, inte nöja dig med ett snabbt ”det är lugnt”.

3. Distansmedarbetaren som blir mindre synlig

När ni inte ses varje dag blir signalerna lättare att missa. Personen deltar mindre i möten, är svårare att nå, svarar kortare eller verkar mer frånkopplad. Då krävs mer aktiv uppföljning från dig som chef.

De vanligaste signalerna på utmattning – och vad du som chef ska göra:

1. Trötthet som inte går över

Det här är ofta den första signalen en chef kan se, men också en av de lättaste att förklara bort. Någon har haft mycket att göra, sovit dåligt eller gått igenom en intensiv period. Problemet är när tröttheten inte släpper.

David Waskuri beskriver en medarbetare som blir segstartad, tappar tempo och inte längre har samma ork som vanligt.

Fredrik Sparring sätter ord på varför det här blir så tydligt i vardagen:

– Även små ansträngningar kan leda till att man blir kraftigt utmattad, säger han.

Det här är alltså inte bara vanlig trötthet efter en tuff vecka. Det är en trötthet som börjar påverka arbetsförmågan.

Så kan det märkas

• medarbetaren kommer i gång långsammare än vanligt
• orken räcker inte genom dagen
• tempot är lägre i uppgifter som tidigare gick lätt
• personen ser fortfarande sliten ut efter helg eller ledighet

Vad det kan leda till
Sämre prestation, fler misstag och ökad risk för sjukskrivning.

Vad du säger
”Jag märker att du har mindre energi just nu. Hur har du det?”

2. Personen återhämtar sig inte trots vila

Här börjar skillnaden mellan vanlig stress och något mer allvarligt bli tydlig. En tillfällig arbetstopp kan de flesta återhämta sig från. Vid begynnande utmattning fungerar inte återhämtningen som den brukar.

– När personen inte återhämtar sig trots helger och ledighet, då är det en varningssignal, säger David Waskuri.

Han beskriver det också som en successiv nedbrytning: vila finns där, men den räcker inte längre.

När återhämtningen börjar svikta blir även ganska vanliga krav svårare att bära. Det är ofta här chefen behöver sluta tänka “det går nog över” och börja agera.

Så kan det märkas

• personen kommer tillbaka efter ledighet utan ny energi
• måndagar ser ut som fredagseftermiddagar
• vila verkar inte hjälpa
• små krav känns överväldigande

Vad det kan leda till
Successiv nedbrytning i stället för normal återgång till balans.

Vad du säger
”Jag ser att du inte verkar återhämta dig som vanligt. Då behöver vi ta det här på allvar och se över belastningen.”

3. Minnesproblem och koncentrationssvårigheter

Här gör många chefer samma feltolkning: de ser slarv, men missar att det kan handla om överbelastning. Men glömska och sämre koncentration är en tydlig signal på utmattning. Medarbetaren börjar missa saker och tappar tråden oftare än vanligt.

– Man kan glömma bort tider och deadlines, och göra enkla misstag i arbetet, säger Fredrik Sparring.

Det avgörande är inte att någon glömmer en sak en stressig vecka. Det avgörande är förändringen över tid. Det här är ofta ett läge där chefen behöver gå in och skapa mer tydlighet, inte mer press.

Så kan det märkas

• tappade trådar i samtal
• glömda tider och deadlines
• fler enkla fel än vanligt
• svårt att hålla fokus på möten
• personen tappar ord oftare

Vad det kan leda till
Mer stress, sämre självförtroende och ökade kvalitetsbrister i arbetet.

Vad du säger
”Det verkar vara mycket just nu. Ska vi prioritera tillsammans?”

4. Irritabilitet, humörsvängningar och lägre stresstolerans

När en medarbetare blir mer lättirriterad är det lätt att fastna i beteendet och missa vad som ligger bakom. Men kortare tålamod kan vara en tydlig stressignal. Bland annat kan personen hamna i konflikter oftare än vanligt.

– Små belastningar som tidigare varit hanterbara kan börja utlösa starka reaktioner, säger Fredrik Sparring.

Det gör den här signalen viktig för chefer. Det du ser är kanske inte i första hand dåligt humör, utan en människa vars kapacitet att hantera vardaglig press har börjat minska.

Så kan det märkas

• vassare ton än vanligt
• fler irritationstillfällen i vardagen
• snabbare affektpåslag
• konflikter som uppstår oftare
• stark reaktion på små störningar

Vad det kan leda till
Försämrat samarbete, sämre arbetsklimat och ökad isolering.

Vad du säger
”Jag upplever att du är mer pressad än vanligt. Stämmer det?”

5. Överengagemang och ständig lojal överprestation

Det här är en av de mest svårnavigerade signalerna, eftersom den så lätt ser ut som något positivt. Personen ställer upp, tar ansvar och fortsätter leverera. Just därför blir risken lätt osynlig.

David Waskuri kallar överengagemang för en tidig signal. Han beskriver en medarbetare som tar extra ansvar, jobbar över och säger ja lite för ofta.

Så kan det märkas

• personen tar mer än sin del
• säger sällan nej
• jobbar kvällar eller helger
• vill lösa allt själv
• fortsätter leverera trots tydlig belastning

Vad det kan leda till
En sen och ibland plötslig krasch.

Vad du säger
”Jag uppskattar ditt driv, men jag vill att du håller långsiktigt.”

6. Socialt tillbakadragande

Alla reagerar inte på överbelastning genom att bli mer synliga. Vissa blir tvärtom tystare, drar sig undan och blir svårare att nå.

Det här kan märkas i små saker först: en medarbetare som säger mindre på möten, hoppar över gemensamma pauser eller inte längre söker kontakt som vanligt.

Det kan verka litet i stunden. Men när en medarbetare börjar försvinna ur sammanhanget minskar också chansen att någon fångar upp hur personen faktiskt mår.

Så kan det märkas

• färre spontana kontakter
• tystare på möten
• avstår lunch, fikapauser eller gemensamma aktiviteter
• svarar kortare eller mer avskärmat
• verkar mindre delaktig i gruppen

Vad det kan leda till
Mindre stöd, sämre samspel och större risk att ingen fångar upp läget i tid.

Vad du säger
”Jag saknar dig lite i gruppen. Jag upplever att du har dragit dig undan mer än vanligt. Hur är läget?”

7. Fysiska symptom och sömnproblem

När kroppen börjar säga ifrån räcker det inte med bättre planering eller några lugnare dagar. Här kan signalerna vara mer konkreta än många tror.

David Waskuri nämner flera fysiska tecken som chefer kan fånga upp tidigt.

– Huvudvärk, sömnproblem och hjärtklappning är vanligt, säger han.

Fredrik Sparring beskriver samtidigt att långvarig stress påverkar mer än bara energin. När återhämtningen sviktar börjar också koncentration och stresstolerans påverkas. Samtidigt lyfter han en viktig sak: fysiska symtom kan ibland ha andra medicinska orsaker, som också behöver fångas upp.

Så kan det märkas

• personen nämner att sömnen inte fungerar
• återkommande huvudvärk
• kroppsliga stressreaktioner
• tydligt lägre stresstolerans
• orimligt stark trötthet efter små ansträngningar

Vad det kan leda till
Högre risk för kollaps, längre frånvaro och svårare återhämtning.

Vad du säger
”Det låter som att kroppen säger ifrån. Vi behöver ta det här på allvar och både minska belastningen och se till att du får rätt stöd.”

8. Tappad glädje, motivation och engagemang

När en tidigare engagerad medarbetare börjar låta likgiltig eller avstängd är det lätt att tolka det som bristande motivation. Men i den här typen av process kan det vara något helt annat.

David Waskuri lyfter tappad glädje, tappad motivation och likgiltighet som signaler att ta på allvar.

Det betyder att chefen ska akta sig för att försöka ”peppa i gång” personen. Först måste man förstå vad som har tömt personen på energi.

Så kan det märkas

• personen verkar avstängd
• det som brukade ge energi ger inget längre
• lägre initiativförmåga
• mindre intresse för uppgifter eller relationer
• ”spelar ingen roll”-ton

Vad det kan leda till
Ökad risk att utmattningen är nära eller redan på väg att bli allvarlig.

Vad du säger
“Det som brukar ge dig energi verkar inte göra det just nu. Hur kommer det sig? Vi behöver förstå läget innan vi pratar vidare om leverans.”