Därför är reflektionstid avgörande för verksamhetens överlevnad

– När vi pratar om vad reflektion är blir det ofta väldigt diffust och fluffigt. Jag ville hitta ett sätt att bryta ner begreppet och göra det mer lättillgängligt, säger hon.

Intresset för enkäten var stort. Andersson fick begränsa sig till 200 chefer då hon hade en kvalitativ ansats och inte kunde ta med alla de som var nyfikna på undersökningen. I enkäten fanns frågor som ”vad är reflektion för dig?”, ”vad finns det för hinder respektive vinster när det kommer till reflektion?” och ”hur, var och när reflekterar du som bäst?”. 

– Om man tittar på de vanligaste problemen så svarade nästan 50 procent att deras hinder var relaterade till tid. Det vill säga fullknökade kalendrar eller att man ständigt är i ett operativt arbetsläge, säger hon.

Hjärnans disposition 

I samma enkät svarade dock 13 procent att de reflekterade regelbundet och att de såg ett tydligt värde av detta. 

Dessa respondenter hade i många fall lika stor arbetsbörda och lika stort ansvar i sitt yrke som de som aldrig fick till reflektionen. Så vad skiljde de två grupperna åt? Jo, inget mindre än ökad medvetenhet. Det kan låta anti-intuitivt men hjärnan är inte särskilt förtjust i att stanna upp.

– Inom neurovetenskapen pratar man om två nätverk i hjärnan som kallas executive mode network och default mode network. Det förstnämnda gör att vi fokuserar, levererar och känner oss duktiga. Det ligger i människans natur att känna oss behövda – men vi måste också ta hänsyn till det andra nätverket, säger Ylva Andersson.

Default mode network, eller standardnätverket som det heter på svenska, är minst lika viktigt att hålla koll på för vårt välmåendes skull. 

– För bara 20 år sedan trodde vi att om vi inte levererar så går vi ner i totalt viloläge. Så är det verkligen inte. Hjärnan arbetar väldigt mycket i standardläget, det är först då alla våra nya intryck bearbetas och blir lärdomar, säger hon.

I en samtid som ofta känns accelererande när det kommer till produktion och förväntningar tappar många människor förmågan att befinna sig i standardnätverket. Dessutom triggas hjärnans belöningssystem av att ständigt hålla igång det exekutiva nätverket. Men på ett långsiktigt plan blir detta alltså dysfunktionellt. 

– Det är därför vi ser stressrelaterad problematik i alla led i våra verksamheter idag. Det blir en ond cirkel, för när vi är uppe i varv och stressade vill vi kunna checka av ännu fler saker – vilket får oss att stanna kvar i det exekutiva nätverket.

Tre kritiska faser

I sin bok Reflektionens kraft – verktyg för medvetet ledarskap presenterar Ylva M Andersson ett verktyg som hon  kallar för ”reflektionsspiralen”.

– Reflektion sker inte linjärt utan böljar ofta fram och tillbaka och upp och ner. Reflektionsspiralen fångar den rörelsen och   utgörs av tre faser,  som antingen kan vara jättekorta eller lite längre  – om man mot alla odds kan avsätta en hel eftermiddag för reflektion, säger hon.

De tre faserna är: landa, begrunda och välja. Att landa behöver inte vara mer tidskrävande än att vi stannar upp och tar en paus från det vi håller på med.

– Det är inte nödvändigtvis ett stort tidsmässigt åtagande utan handlar om att vi inte direkt ska springa till den sista fasen; välja. Det är nämligen ett vanligt problem idag – att vi inte ens hämtar andan innan vi ska fatta ett beslut, säger hon.

Efter att vi har hittat fokus går vi över till fasen begrunda.

– Det här är något som hjärnan inte heller tycker så mycket om.  Vi måste våga stanna kvar lite i en fråga eller konflikt utan att forcera ett svar. Det kan kännas som att verksamheten, medarbetarna och ja, kanske hela världen, kräver att vi snabbt ska leverera ett svar –så vi känner att vi inte har tid att fundera kring olika lösningsalternativ, säger hon.

Den som begrundar något kan ibland inse att den bästa lösningen är att avvakta, eller inte göra någon intervention överhuvudtaget. Den insikten är omöjlig att landa i för någon som hoppar över begrundarfasen.

– För att gå vidare till sista fasen, att välja, behöver vi alltså ha först ha landat och begrundat. Vi behöver ha tittat på situationen från flera olika håll och med öppna sinnen, och utan att dra förhastade slutsatser. 

Ta tillbaka kontrollen

När Ylva M Andersson frågar människor vad de anser att reflektion är får hon alltid en mängd olika svar, men de går alltid att kategorisera inom reflektionsspiralens tre olika faser.

– Vissa svarar ”att dricka dagens första kaffekopp i lugn och ro”. Det går in under landa och stanna upp. Andra säger ”det är när jag bollar ett ämne med en kollega och får nya perspektiv kring mitt arbete” – alltså begrundarfasen. Ytterligare några personer kan svara ”Det är när jag tar ansvar för mina beslut, och att de vilar i mina värderingar”, där har vi väljarfasen, säger hon.

Att boktiteln trycker på ett medvetet ledarskap är också ett helt medvetet val förklarar Andersson.

– Idag kör vi slut på både organisationer och människor. Vi riskerar att fatta ogenomtänkta beslut och tappa riktningen. Det kan leda till att vi tar vår verksamhet åt helt fel håll. Det behöver inte vara så. Reflektion är inte en paus från jobbet. Det är en del av det, avslutar hon.