Det är lätt att peka ut regelverk som boven när offentliga upphandlingar misslyckas. Det är snarare hur vi förhåller oss till lagstiftningen som är problemet.
”Vi låser fel saker för tidigt” – så förbättrar du IT-upphandlingen
Kommunikation Många organisationer fastnar i IT-lösningar som snabbt blir föråldrade. Problemet är sällan lagen eller processen – utan att viktiga beslut tas för tidigt. Det menar digitaliseringschefen Pär Levander, som nu vill hjälpa chefer att ställa bättre krav från början.
Foto: Pär Levander/Adobe Stock
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Praktiskt Ledarskap premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
– Det svåra är nästan aldrig regelverket eller processen. Det är alla avvägningar man tvingas göra tidigt, ofta under stress och osäkerhet, säger Pär Levander.
Pär Levander har arbetat i 20 års tid inom olika roller som bland annat utvecklingschef och digitaliserings- och IT-chef i kommunal verksamhet. Han har varit involverad i ett stort antal IT-upphandlingar. Erfarenheterna har nu lett fram till ett fritt tillgängligt kunskapsstöd för IT-upphandling i offentlig sektor.
Initiativet bottnar i något han sett återkomma gång på gång: den ensamhet och osäkerhet som många systemägare och verksamhetschefer upplever när ett IT-system närmar sig slutet av sin livslängd.
– Plötsligt står man där. Avtalet går ut, verksamheten är beroende av systemet, leverantörer knackar på dörren och man måste fatta beslut som får konsekvenser i tio år framåt.
Måste prata om vad vi faktiskt behöver
I det läget blir upphandling ofta reducerad till en juridisk övning, där fokus hamnar på att ”göra rätt” snarare än på att skapa verklig nytta.
– Vi är duktiga på att umgås med LOU. Men sämre på att prata om vad vi faktiskt behöver och varför.
En återkommande utmaning är det Levander beskriver som en ”komplex triad”: verksamhet, IT och upphandling. Alla behövs, men de talar olika språk och drivs av olika logiker.
Verksamheten fokuserar på processer och vardagsnytta. IT på teknik, säkerhet och arkitektur. Upphandling på juridik, affär och likabehandling.
– Problemet är inte att någon har fel. Problemet är att man inte sätter sig ner tidigt och pratar ihop sig.
Riskerar att låsa in oss
Konsekvensen blir ofta att tekniska eller juridiska krav får styra, snarare än verksamhetens faktiska behov. Eller att kravlistor byggs utifrån hur man alltid har gjort – snarare än hur framtiden kan komma att se ut.
En central fråga i kunskapsstödet är just vad som bör låsas tidigt – och vad som inte bör göra det.
– Vi tror ofta att vi måste bestämma allt i förfrågningsunderlaget: driftform, teknikval, lösningsarkitektur. Men i många fall är det fel angreppssätt, säger Levander.
Tydligt fokus på möjligheter
I stället förespråkar han ett tydligare fokus på förmågor, mål och värde. Vad ska systemet möjliggöra? Vilka behov måste säkerställas – oavsett teknisk lösning?
– Om vi låser in oss för tidigt riskerar vi att få exakt det vi bad om – men inte det vi egentligen behövde.
Det gäller inte minst i en tid där teknikutvecklingen går snabbt.
– Det vi kravställer i dag kan vara irrelevant om två år. Då sitter vi där med ett dyrt system som redan är omodernt.
Kunskapsstödet är tänkt att fungera som en grund till en bättre dialog mellan olika delar av verksamheten inför en it-upphandling.
– Det är tänkt som en trygg kompis att bolla med. Något som hjälper dig att lyfta blicken och se bortom din egen domän, säger Levander.
Ambitionen är att stödet ska användas gemensamt – av verksamhet, IT och upphandling – för att skapa samsyn och medvetna beslut.
– Vi låser det här nu, men inte det där. Och vi vet varför. Det är ett kalkylerat val.